Pensioenuitvoerder neemt regie

Ramon Spekking en Armand Pennenburg, Magnitude Consulting Rubriek: Beleid
Geplaatst op 31-08-2018
Pensioenuitvoerder neemt regie Binnen de pensioensector zijn persoonlijk inzicht en keuzevrijheid voor deelnemers centrale thema’s. Dat komt mede door de huidige stelselherziening. Deze thema’s zijn onderdeel van de individualiseringstrend. Ze hebben vergaande consequenties voor de wijze waarop pensioenuitvoerders hun pensioenadministratie moeten inrichten. Om hierop in te spelen, zijn pensioenuitvoerders volop bezig met een digitale transformatie van hun administratie.

rs
Ramon Spekking

Sectorbreed onderzoek toont aan dat drie factoren hierin een essentiële rol spelen.
1. Kostenefficiënte administratie.
2. Flexibilisering.
3. Adequate regievoering.

Een kostenefficiënte administratie blijft in de toekomst een belangrijke factor. Tegelijkertijd is flexibilisering nodig om snel en adequaat in te kunnen spelen op veranderingen in het pensioenstelsel. Om dit te realiseren besteden pensioenuitvoerders steeds vaker onderdelen van de pensioenadministratie uit, waarbij adequate regievoering een kritieke factor voor succes is.

Kostenefficiënte pensioenadministratie
Aangezien iedere besparing op de administratie positief bijdraagt aan de opbouw van het pensioen van de deelnemers, is het realiseren van kostenbesparingen een belangrijke drijfveer voor iedere pensioenuitvoerder. Actueel hierbij is Straight Through Processing (STP), ofwel het verrichten van administratieve handelingen zonder menselijke interventies. Pensioenuitvoerders geven aan hierin in de afgelopen jaren flinke slagen te hebben gemaakt. Volgens de geïnterviewden van het sectorbreed onderzoek is binnen de huidige pensioenadministratie 70 tot 80 procent STP.

[kader]
Robots verbeteren pensioenadministratie
Pensioenuitvoerders richten zich steeds meer op robotisering om processen efficiënter te laten verlopen. Robots nemen repeterende taken foutloos over en zijn in staat dit 24/7 te doen. Aan de achterkant voeren robots controles uit, zoals het cross-checken van bedrijfsgegevens.

Aan de voorkant worden robots, zoals reeds gebruikelijk in andere sectoren, als nieuw communicatiekanaal richting de deelnemers ingezet.
[einde kader]


Bij het verder verhogen van de STP-graad richten pensioenuitvoerders zich enerzijds op automatische dataontsluiting. Een voorbeeld hiervan is de koppeling met de Generieke Digitale Infrastructuur (GDI). De connectie met dit platform van de overheid zorgt voor een automatische data-uitwisseling, waaronder de gegevens uit de Basisregistratie Personen (BRP). Anderzijds is procesoptimalisatie door middel van selfservice een aspect waarmee pensioenuitvoerders trachten de STP-graad verder te verhogen. Deelnemers, werkgevers en salarisadministratiekantoren zijn via een onlineportaal in staat om zelf wijzigingen door te voeren. Bijkomend voordeel is dat deze partijen vaak beter geïnformeerd zijn dan pensioenuitvoerders bij veranderingen die impact hebben op het pensioen. Door deze zogeheten life-events tijdig en compleet te verwerken, ontstaan er minder fouten in de pensioenadministratie en wordt corrigeerwerk achteraf voorkomen.

Flexibiliseren
De impact van de stelselherziening op de pensioenadministratie is onzeker. Ongeacht de exacte uitkomst is flexibilisering van de administratie noodzakelijk. Momenteel kan het volledig doorvoeren van een complexe wijziging oplopen tot 2 à 3 jaar.

fig1

Terwijl alle administratieve verantwoordelijkheden volgens de afgesproken dienstverlening moeten worden uitgevoerd, zijn pensioenuitvoerders hard aan het werk om een toekomstbestendige pensioenadministratie te realiseren. Deze administratie bestaat idealiter uit een:
Enkel kernsysteem – met een betrouwbare rekenkern, zodat het beheer en wijzigingen alleen voor één systeem hoeven plaats te vinden.
Modulaire systeemopbouw – zodat specifieke functionaliteiten relatief eenvoudig zijn te (ont)koppelen.
Geïntegreerd datalandschap – wat het mogelijk maakt om verschillende interne en externe bronnen te ontsluiten.

Pensioenuitvoerders monitoren de nieuwste technologische ontwikkelingen en geven aan dat technisch veel mogelijk is. Ook wordt er geëxperimenteerd met verschillende technologieën, zoals blockchain. Er wordt echter gewacht met het maken van grote beslissingen betreffende de IT-architectuur en de gebruikte technologieën, doordat de stelselherziening nog onzeker is.

[kader]
Pensioenadministratie in blockchain
Blockchain biedt veel potentie voor de pensioenadministratie. Mogelijke voordelen zijn te vinden in lagere administratiekosten, snelheid en een hogere betrouwbaarheid van de data. Een sectorbrede blockchain behoort technisch gezien tot de mogelijkheden.

Pensioenuitvoerders zien blockchain als onvolwassen, wat veel kapitaalinvesteringen vergt. En zij hebben nog niet het geloof dat de pensioenadministratie in de blockchain levensvatbaar is. Door de grote complexiteit in regelingen zal het overzetten van de pensioenadministratie in de blockchain met heel veel moeite gepaard gaan. Ook de aard van de pensioenadministratie, waarbij regelingen aan verandering onderhevig zijn, past niet bij blockchain. De pensioenorganisaties monitort nauwlettend de ontwikkelingen rondom blockchain, maar onderneemt nog geen concrete stappen.
[einde kader]


Regie over IT
Om tot een kostenefficiënte en flexibele pensioenadministratie te komen, werken pensioenuitvoerders steeds vaker samen met IT-leveranciers. Niet alle pensioenuitvoerders bezitten dezelfde technische capaciteiten als IT-leveranciers voor het beheer en het ontwikkelen van IT-functionaliteiten. Met name bij kleine pensioenuitvoerders wordt de ontwikkeling en het beheer uitbesteed.

Om de samenwerking met de IT-leverancier te laten slagen, dient de pensioenuitvoerder regie te voeren over de IT. Hierbij zijn de volgende onderdelen essentieel:
Bepalen strategische doelen – de pensioenuitvoerder dient strategische doelen vast te stellen met betrekking tot de samenwerking met de IT-leverancier. De strategische doelen fungeren vervolgens als leidraad om keuzes te maken omtrent de IT.
Inrichten van de organisatie – voor het realiseren van de strategische doelen moet de organisatie worden ingericht om de nieuwe beheer- en ontwikkelprocessen optimaal te ondersteunen. De rollen en verantwoordelijkheden die hierbij ontstaan, moeten het mogelijk maken om regie te voeren over de IT-leverancier. Traditionele rollen waarbij applicaties worden ontwikkeld verdwijnen bij de pensioenuitvoerder en maken plaats voor architecten, kwaliteitsmanagers en auditors.
Aansturen van de ontwikkeling van IT-applicaties – bij het inspelen op verandering en het ontwikkelen van IT-applicaties dient de pensioenuitvoerder requirements op te stellen en kaders mee te geven aan IT-leveranciers. Hierbij zetten pensioenuitvoerders hun pensioenkennis in om te borgen dat juiste applicaties en functionaliteiten worden ontwikkeld.
Waarborgen van de kwaliteit – ook dient de pensioenuitvoerder te bewaken dat de IT-leverancier de dienstverlening conform afspraken verleent en storingen verhelpt. Hiervoor dient de pensioenuitvoerder in staat te zijn om de IT te analyseren, te monitoren en, indien nodig, in te grijpen.

fig2

Data en inzicht
Nu pensioenuitvoerders verdere stappen nemen in het kostenefficiënt flexibiliseren van de pensioenadministratie, zijn er betere mogelijkheden om de dienstverlening aan te passen aan de veranderende behoefte van de deelnemer. Mede door de stelselherziening en individualiseringstrend is inzicht in de individuele situatie van de deelnemer en keuzevrijheid steeds belangrijker. Pensioen is een belangrijk onderdeel in de oudedagsvoorziening. Echter dienen, voor een volledig inzicht, ook gegevens over de eventuele individuele pensioenverzekeringen en vermogensopbouw bij verzekeraars en banken te worden meegenomen. Maar wie neemt het voortouw en brengt deze gegevens bij elkaar? De deelnemer zou er baat bij hebben. Een belangrijk vraagstuk waar nog geen eenduidig antwoord op is. De keuzes die worden gemaakt bij de huidige stelselherziening zijn hierop van invloed.