UPA waarde voor pensioenketen

Uitgave: Pensioen Bestuur & Management (PBM) nummer 3 2020

JEROEN HARTOGENSIS, CONSULTANT SIVI Rubriek: Communicatie
Geplaatst op 26-08-2020
UPA waarde voor pensioenketen Correcte en tijdige inwinning van deelnemersgegevens is een uitdaging bij het beheer van collectieve pensioenregelingen. Aansluiten op de gegevens uit de processen en bronsystemen van werkgevers biedt uitkomst. De op de verplichte loonaangifte gebaseerde UPA is het aangewezen middel om de actuele aanspraken en premies nauwkeurig vast te stellen. Dat levert voordelen op voor alle betrokken partijen.

De UPA (uniforme pensioenaangifte) wordt na een salarisrun vanuit de salarisadministratie van de werkgever aangemaakt en bevat een compleet pensioendeelnemersbestand. Aan de hand van die informatie kunnen de actuele aanspraken en premies nauwkeurig worden vastgesteld. Het gebruik van UPA levert voordelen op voor alle betrokken partijen. De pensioenrechten zijn correct, de verplichte pensioencorrespondentie kan tijdig worden verstrekt, de administratieve last van werkgevers vermindert, de verschuldigde premie kan op het juiste moment worden gefactureerd en de pensioenbeheerskosten gaan omlaag.

Koppelen met bronsystemen
In plaats van het verzamelen van noodzakelijke administratieve gegevens en mutaties door middel van eigen deelnemersuitvraag, maken pensioenuitvoerders steeds vaker gebruik van bronsystemen. Zo wordt voor persoonsgebonden deelnemersmutaties (zoals huwelijk, overlijden of verhuizing) al geruime tijd gebruik gemaakt van koppelingen met de Basisregistratie Personen.

Een bijzonder waardevolle koppelingsmogelijkheid ontstaat in 2006 met de introductie door de overheid van de loonaangifteketen. Hierbij is de werkgever wettelijk verplicht periodiek gegevens te verstrekken over inkomstenverhoudingen en het inhouden en afdragen van loonheffingen voor werknemers. Werkgevers leveren via een vaste frequentie (bijvoorbeeld maandelijks, of per vier weken) via het loonaangiftebericht deze gegevens, de ‘inkomstenverhoudingen’, aan bij de Belastingdienst (zie figuur). De loonaangifte bevat de complete set loonbelastingdata van alle werknemers per periode. De Belastingdienst verwerkt de collectieve gegevens en stelt de nominatieve gegevens ter beschikking aan het UWV, die deze gegevens op zijn beurt verwerkt in de Polisadministratie. In het verlengde hanteert UPA ook de werkwijze van koppelen met de bron van gegevens.

sivi

Loonaangifte is basis voor UPA
Door de introductie van de loonaangifte is een uniforme gegevensstandaard verplicht gesteld waaraan alle inhoudingsplichtigen moeten voldoen. Deze standaard is door de salarispartijen in de software ingebouwd. Voor de UPA is de loonaangiftestandaard als basis genomen en is in nauw overleg met de sector een extra set gegevens vastgesteld die nodig is voor pensioenuitvoering. De loonaangiftegegevens overlappen voor een groot deel de voor de pensioenuitvoering benodigde gegevens. De uit de loonaangifteketen overgenomen standenwerkwijze en periodiciteit waarborgen de gegevenskwaliteit, doordat de tussen de standaarden ‘gedeelde’ gegevens identiek worden gevuld vanuit de salarisadministratie. Door de overeenkomsten tussen UPA en de loonaangifte is het voor salarissoftwareontwikkelaars eenvoudiger om aan te sluiten op de UPA. Een alternatief voor toepassing van de UPA is aansluiting op de Polisadministratie van UWV. Deze Polisadministratie wordt gevoed met de werknemersgegevens uit de loonaangifte. De pensioenadministratie uitvoeren op basis van uitsluitend de loonaangiftegegevens uit de Polisadministratie blijkt in de praktijk voor vrijwel alle bestaande pensioenregelingen niet mogelijk, omdat daarin voor die regeling benodigde gegevens ontbreken.

UPA biedt veel voordelen
Dankzij de UPA wordt de pensioenpremie op het juiste moment geïnd en belegd. Voorschotnota’s en nacalculaties zijn niet meer nodig. Door betere gegevenskwaliteit zorgt de UPA voor lagere uitvoeringskosten en een verbeterde pensioenuitvoering. Ook het versturen van verplichte deelnemerscorrespondentie is mede afhankelijk van de tijdige beschikbaarheid van deelnemersgegevens. Doordat de UPA alle aan te geven gegevens van alle werknemers van een werkgever bevat wordt handhaving eenvoudiger. Voor de werkgever is het doorgeven van deelnemersmutaties een administratieve belasting. Dat is een risico voor de kwaliteit en de tijdigheid van die mutaties, terwijl kwaliteit en de tijdigheid voor de pensioenuitvoeringsorganisatie juist essentieel zijn. Door te werken met de complete UPA-deelnemersstanden hoeft de werkgever geen mutaties meer door te geven. De nieuwe werkwijze met de UPA vergelijkt de maandelijkse standen. De events (mutaties) volgen uit het verschil tussen de standen van twee opeenvolgende maanden. Bijvoorbeeld op basis van een gewijzigd salaris of een nieuwe deelnemer in de UPA. Het doorgeven van complete deelnemersstanden is voor de werkgever geen extra belasting als de salarissoftware hiervoor voorzieningen biedt, zoals de UPA.

Toepassing van de UPA

De UPA is standaard ingebouwd in de meeste salarissoftware. Deze software kan met behulp van de UPA de pensioenpremie correct berekenen. UPA is sinds de introductie in 2017 uitgegroeid tot een volwassen standaard. Sindsdien passen veel uitvoeringsorganisaties de UPA toe. Dit zijn Achmea Pensioenservices, AGH, AZL, Centric, PGB, PGGM, TKP en Provisum. Ook verzekeraars stappen over op de UPA. Koplopers zijn hier BeFrank en a.s.r.

Goede voorbereiding
Overstappen op de UPA betekent voor een pensioenuitvoerder een forse investering in administratiesystemen en processen. Dit onderschrijft het belang van een gedegen vooronderzoek naar de impact en het afwegen van de implementatie-alternatieven.

Implementatie van de UPA betekent een ICT-programma met verschillende aandachtsgebieden:
- Ontvangen van UPA-gegevens, via webservices en via het filetransferprotocol (FTP).
- Valideren/controleren UPA.
- Verwerken gegevens in de pensioenadministratie( s).
- Testen in een specifieke testomgeving.
- Opstellen van regelingenoverzichten en het ontsluiten van de rekenregels.

De UPA gebruiken veronderstelt ketensamenwerking. Afstemming met de andere ketenpartijen is noodzakelijk. Het tijdig inlichten van salarissoftwareontwikkelaars en het ter beschikking stellen van documentatie, testsets en premieberekeningsvoorbeelden is van groot belang. Dit geldt ook voor het afleggen van referentiebezoeken bij pensioenuitvoeringsorganisaties die al gebruik maken van de UPA.

Documentatie
De UPA wordt in opdracht van de Pensioenfederatie door de neutrale en onafhankelijke stichting SIVI beheerd. SIVI ontwikkelt en beheert standaarden voor digitaal zakendoen in de financiële sector en heeft zijn wortels in de verzekeringsbranche. Alle UPA-documentatie is beschikbaar op www.sivi.org.