De mogelijkheden van IT voor u als pensioenfondsbestuurder

Drs. Marlies van Sonsbeek-Rientjes, partner bij Finaps en voormalig CIO bij ABN-AMRO en ACHMEA, met medewerking van MSc. Ric Stiekema werkzaam bij Finaps Rubriek: Nieuwe ontwikkelingen
Geplaatst op 10-10-2018
De mogelijkheden van IT voor u als pensioenfondsbestuurder Pensioenfondsbesturen staan aan het roer van tankers. Tankers met pensioenverplichtingen die onderhevig zijn aan vele invloeden van buiten. Dit stelt hoge eisen aan de bestuurders van deze tankers, aan het in control zijn en blijven, aan de wendbaarheid en de toekomstbestendigheid. Anticipeert de tanker niet voldoende dan zal deze stranden of haalt de toezichthouder de tanker in zwaar weer naar een veilige haven, en brengt de pensioenverplichtingen zo goed mogelijk onder bij een andere reder. Innovatieve technologieën kunnen deze tanker op koers houden en de bestuurders helpen “in control” te blijven.

Wijzigingen in wet- en regelgeving, en het nog steeds gebrekkige vertrouwen van werknemers en gepensioneerden in de pensioensector, legt de lat steeds hoger voor pensioenfondsbesturen om invulling te (blijven) geven aan het goed kunnen besturen van een pensioenfonds. Daar bovenop zien we dat de toezichthouders DNB en AFM ook meer beslag leggen op de beschikbare tijd en middelen van een pensioenfonds om hun taak als toezichthouder goed uit te kunnen oefenen.

Met de huidige innovatieve applicatie ontwikkel platforms, mogelijkheden om processen te robotiseren, en bijvoorbeeld mogelijkheden om in de Cloud te werken, wordt het steeds makkelijker om IT snel in te zetten en te gebruiken om als bestuurder beter “in control” te komen op een efficiënte en effectieve manier. Ontwikkel en implementatie kosten zijn gering ten opzichte van de voordelen die op korte termijn met IT gehaald kunnen worden. Waar in het verleden veel geld verloren ging aan lange trajecten voor het ontwikkelen van software die uiteindelijk vaak dan niet deed wat de gebruikers voor ogen hadden, of inmiddels was achterhaald door nieuwe ontwikkelingen, zien we dat we met de huidige Agile Scrum werkwijze en de geavanceerde platforms in staat zijn binnen enkele maanden applicaties neer te zetten die er toe doen, veel flexibiliteit in zich hebben, en ontwikkeld worden tegen veel lagere kosten. Een voorbeeld van zo’n applicatie wordt hieronder beschreven.

Uitbestedingsrisico’s bij pensioenfondsen niet voldoende onder controle

De Nederlandsche Bank heeft in zijn taak als toezichthouder op de Nederlandse Pensioenfondsen in 2017 onderzoek gedaan naar de uitbestedingen door pensioenfondsen. Waarbij de focus met name lag op de beheersing van de uitbestedingsrisico’s. Uit dit onderzoek is gebleken dat de uitbestedingsrisico’s, zoals continuïteit bedrijfsvoering, kwaliteit, gegevensbescherming en compliance, bij een groot deel van de deelnemende pensioenfondsen niet voldoende onder controle zijn.

In 2014 heeft DNB voor de pensioensector een guidance opgesteld welke pensioenfondsen kan helpen met het beheerst uitbesteden van bedrijfsprocessen. Reden hiervoor was dat de DNB in 2014 al constateerde dat de beheersing van risico’s in een uitbestedingsrelatie binnen de pensioensector voor verbetering vatbaar was. In de guidance komt het volledige process van uitbestedingen aan bod, zoals weergegeven in het figuur hier onder.

it1

Figuur 1 Uitbestedingsproces Pensioenfondsen. Bron: Guidance: uitbesteding door pensioenfondsen

Het beheersen van de uitbestedingsrisico’s valt of staat uiteindelijk met de inrichting van de governance en de kwaliteit van mensen die in een organisatie werken. IT-oplossingen kunnen een enorme bijdrage leveren bij de uitvoering en het bewaken van deze processen.

Hoe innovatieve technologieën ondersteunen in de oplossing
Met de huidige innovatieve technologieën kan ieder pensioenfonds op een effectieve en efficiënte manier beter in control komen als het gaat om risico’s in algemene zin, en dus ook om uitbestedingsrisico’s in het bijzonder. Doorlooptijden voor het implementeren van IT-oplossingen zijn vele malen korter dan in het verleden. Dat komt door de agile manier van werken in combinatie met technologieën die de agile manier van werken ondersteunen. Risico’s die vroeger van toepassing waren bij het implementeren van nieuwe IT-oplossingen zijn hier niet meer aanwezig. Applicaties worden gebouwd in korte gesegmenteerde perioden, waarbij altijd bijgestuurd kan worden indien behoeften toch anders blijken in de praktijk. Dit zorgt ervoor dat gebruikers en bestuurders van pensioenfondsen aan het einde van de implementatie zeker weten dat ze een applicatie hebben die optimaal aansluit bij de geformuleerde wensen.

Deze applicaties borgen de governance van uitbestedingsprocessen, helpen bij het inzichtelijk maken van risico’s en het krijgen van grip daarop. Ze zorgen tevens voor de bewaking van opvolging van acties, en het tijdig verkrijgen van rapportages, en dragen bij aan het leveren van externe rapportages aan bestuur en bijvoorbeeld DNB.

In onderstaand voorbeeld (figuur 2) kunt u zien hoe een IT-oplossing uw uitbestedingsprocess kan ondersteunen. Hierbij wordt het beleid, de keuzes en de governance structuur als input gebruikt voor het maken van een voor uw pensioenfonds geschikte applicatie. Met behulp van deze applicatie bent u vervolgens in controle over al gemaakte keuzes en afspraken behorende bij uw uitbestedingen. Wat er vervolgens voor zorgt dat u gemakkelijk al uw uitbestedingen kunt evalueren aan het einde van het uitbestedingsproces, doordat alle informatie overzichtelijk beschikbaar is op één plek.

it2
Figuur 2. Hoe IT-oplossingen u kunnen helpen bij het uitbestedingsproces

Door het digitaliseren van interne processen kan men de controle op deze processen verbeteren. Ook specifiek op het gebied van uitbestedingsrisico helpt digitaliseren van processen zoals het vertalen van beleid en afspraken naar daadwerkelijke procescontroles en rapportage. Op deze manier kan er op een gestructureerde manier procesbeheersing plaatsvinden en worden de risico’s beperkt.