Complexe pensioenverandering onder controle

Uitgave: Pensioen Bestuur & Management (PBM) nummer 4 2021

JACCO VAN KLEEF, PARTNER KPMG BUSINESS ASSURANCE, ARNO KROESE, SENIOR MANAGER KPMG BUSINESS ASSURANCE en SUZANNE STOOF, SENIOR MANAGER KPMG BUSINESS ASSURANCE
Rubriek: NPC (nieuw pensioencontract)
Geplaatst op 11-11-2021

Complexe pensioenverandering onder controle
Complexe pensioenverandering onder controle

De transitie naar het nieuwe pensioenstelsel is complex omdat het gevolgen heeft voor praktisch elke activiteit van een pensioenfonds. Daarbij komt dat veel pensioenfondsen hun activiteiten hebben uitbesteed. Hoewel deze activiteiten uitbesteed zijn, blijft het pensioenfondsbestuur zelf verantwoordelijk voor de beheerste bedrijfsvoering, inclusief alle veranderingen in het kader van de transitie. Hoe kunnen pensioenfondsen deze verantwoordelijkheid blijven dragen? En welke middelen zijn hiervoor beschikbaar?

Toelichting complexiteit
Het vergt voor een pensioenfondsbestuurder een hoge mate van professionele distantie. Met de blik op het toekomstige pensioenstelsel nu al stilstaan bij de ‘in control’-vraag en de wijze waarop straks verantwoording kan worden afgelegd over het transitieproces. De transitie raakt veel aspecten van de organisatie van het pensioenfonds, zie figuur 1. De onderlinge afhankelijkheid en hoge mate van uitbesteding geven daarbij extra dimensies. De rolverdeling en afstand tussen partijen vragen om duidelijke planning en communicatie.



Pensioenfondsen en -uitvoerders willen aan het einde van het traject niet geconfronteerd worden met allerlei vragen die niet (meer) kunnen worden beantwoord. Het inbouwen van mijlpalen in het transitieplan helpt. Deze mijlpalen vertellen of u op het goede spoor zit en zien erop toe dat de beheerste bedrijfsvoering gewaarborgd blijft.

Verwachte rolverdeling
Pensioenfondsbesturen doen er goed aan de regiefunctie op zich te nemen in de transitie naar het nieuwe pensioenstelsel. Immers, alle lijnen komen bij hen samen. Het zijn de pensioenfondsen die rechtstreeks contact hebben met de pensioenuitvoerders, vermogensbeheerders, sociale partners en deelnemers: de stakeholders waar het allemaal om gaat. Uit een inventarisatie onder pensioenfondsen en -uitvoerders blijkt dat beide partijen verwachten dat de pensioenfondsbesturen een richtinggevende rol op zich nemen rondom de invoering van het pensioenakkoord.
Deze regiefunctie betekent dat pensioenfondsen zich moeten bekwamen in het managen van de talrijke onderlinge afhankelijkheden in een traject met veel verschillende partijen. Het succes van de transitie naar het nieuwe stelsel zal daar in belangrijke mate van afhangen.

Er is sprake van een relatie tussen het pensioenfonds met de pensioenuitvoerder en andere uitbestedingspartners. Door uitbesteding is er sprake van een informatiekloof tussen de pensioenuitvoerder en het pensioenfonds. Er zijn meerdere manieren waarop de uitbestedingspartners deze kloof kunnen overbruggen en hierover verantwoording kunnen afleggen aan het pensioenfondsbestuur.
Dit kan onder meer via bestaande rapportagevormen (SLA-rapportages en ISAE 3402), aanvullingen op deze bestaande rapportages (al dan niet voorzien van een assurancerapportage) of een eigen onderzoek bij de pensioenuitvoerder door bijvoorbeeld de sleutelfunctiehouder internal audit of de externe accountant. Het is van belang dat de wederzijdse verwachtingen en behoeften tussen de pensioenuitvoerders en pensioenfondsen duidelijk en tijdig worden afgestemd. De pensioenuitvoerders uit onze inventarisatie verwachten een toenemende behoefte aan, van assurance voorziene, verantwoordingen.

Quality assurance
Het bewaken van de voortgang en kwaliteit van de mijlpaalproducten tijdens het transitieproces is cruciaal. Het gaat daarbij om informatie over de vraag of iedereen op het juiste spoor zit. Hoe heeft bijvoorbeeld de pensioenuitvoerder het veranderprogramma ingericht? Hoever is hij met het inrichten van de nieuwe administratieprocessen? En hoe vordert de actuaris met bijvoorbeeld het rapport over de nieuwe regels voor het berekenen van de aanspraken?
Kwaliteit is niet alleen doorslaggevend in de interactie tussen alle partijen, maar ook voor de processen binnen uw eigen organisatie. Zoals al werd opgemerkt, de transitie heeft gevolgen voor praktisch elke activiteit van het pensioenfonds. Systemen en processen ondergaan allemaal verandering: sommige verdwijnen, nieuwe ontstaan. Digitalisering en automatisering vormen daarbij de leidraad. Om zekerheid en grip te houden op de voortgang en kwaliteit is het essentieel om in de transitie onafhankelijke Quality Assurance (QA) in te richten. Dit zou vanuit het ‘threelines-model’ georganiseerd kunnen worden door inzet van de tweede of derde lijn. Met het oog op de complexiteit van de transitie kan een onafhankelijke partij met ruime expertise en middelen van goede toevoegde waarde zijn. In de praktijk zullen veelal de pensioenuitvoerders deze QA-rol inregelen. Daarbij doen zij er goed aan de communicatie en verantwoording richting pensioenfondsen te organiseren.

Goed transitieplan
De communicatie en verantwoording sluiten aan op een goed projectplan waarin de kwaliteitseisen en mijlpalen helder zijn gedefinieerd en sprake is van een gedegen projectbeheersingsorganisatie. Naast de verantwoording over de voortgang van het project (projectrapportages) zal ook sprake zijn van verantwoording over deelstappen zoals datakwaliteitsonderzoeken, versterking van de interne beheersing (ISAE 3402/3000), de transitiebestanden bij overgang en de inrichting van de regeling in de systemen (change management). Behalve betrokkenheid van interne sleutelfunctiehouders, kan het wenselijk te zijn het transitieproces, onderdelen daarvan en de feitelijke transitie onafhankelijk en objectief te laten toetsen door een externe accountant, in de vorm van een assuranceopdracht. Die verantwoording begint vandaag. Daarom moeten pensioenfondsen en -uitvoerders daar op korte termijn mee aan de slag.