IT als sleutel transitieplan

Uitgave: Pensioen Bestuur & Management (PBM) nummer 4 2021

DRS. KOOS HAAKMA, PARTNER ADVIESBUREAU MASTERMIND - IT-STRATEGIE & GOVERNANCE
Rubriek: NPC (nieuw pensioencontract)
Geplaatst op 21-12-2021

IT als sleutel transitieplan

De tijd van rustig afwachten is voorbij. Zet stappen met een roadmap. Mobiliseer voldoende IT-expertise die bekend is met uw fonds en de mogelijkheden in de pensioenmarkt. Pensioenfondsbesturen moeten vanuit een sterke visie op de toekomst tot actie komen. Het verdient de aanbeveling om te kiezen voor grote stappen. Voorkom dat u het slachtoffer wordt van het flessenhalseffect en u achter in de rij moet aansluiten.

Mijlpalen voor implementatie:
- 1 januari 2025: Hoe ziet uw toekomstige regeling eruit? Het besluit van sociale partners voor NPC of WVP en besluit tot compensatie en invaren.
- 1 juli 2025: Hoe gaat u de daadwerkelijke implementatie aanpakken? Het implementatie- en communicatieplan.
- 1 januari 2027: Uiterste transitiemoment.

Op hoofdlijnen ziet het er als volgt uit:



De grootste afhankelijkheid en onzekerheid op dit moment is de samenhang tussen de gekozen transitie en de implementatie van de nieuwe regeling in de IT-systemen. IT is in elke sector complex, grootschalige IT-projecten zijn vaak problematisch en de kennis van IT en IT-transformaties is aan de bestuurstafels relatief laag. Toch is het voor iedereen wel duidelijk dat de pensioensector voor een grote IT-transformatie staat. Welke keuzes, en belangrijker, wanneer? Wat is daarvoor de ‘window of opportunity’? En welke invloed hebben deze keuzes op de digitalisering en communicatie met deelnemers en werkgevers?

Start met de eindsituatie in beeld
De keuzes die u maakt rondom IT en de inrichting doet u vanuit een visie op de eindsituatie. De eindsituatie is voor elk fonds het gedigitaliseerde pensioenfonds. De uitvoering vindt plaats zonder tussenkomst van menselijk handelen. De bediening gaat via selfserviceconcepten en geautomatiseerde koppelingen met authentieke bronnen zoals de werkgeveradministratie.

De communicatie naar deelnemers en werkgevers is geïndividualiseerd. Het vindt plaats op het moment dat het relevant is. Met de juiste gepersonaliseerde informatiediepte. De communicatie en bedieningsconcepten zijn gebaseerd op moderne mogelijkheden van data-analyse. Deze blauwdruk van uw toekomstige pensioenuitvoering is daarmee richtinggevend voor de keuzes die u maakt. Daarnaast wordt de keuze uiteraard bepaald door de regeling die sociale partners kiezen. Wordt het WVP of NPC? En wat doet u met het invaringsvraagstuk? Dit bepaalt de impact op het IT-landschap. Voor fondsen die op dit moment een DC-regeling voeren en die overgaan naar WVP+ zal de impact relatief laag zijn. De impact op IT komt door de communicatie met deelnemers. Voor fondsen die op dit moment een DB-regeling voeren is de impact zeer groot. In essentie betekent dit een totale vernieuwing van de kern van de IT-systemen. Zeker in combinatie met de individualisering van de communicatie.

We hebben alle tijd tot 1 januari 2027, kunt u denken. Dat is beslist niet waar. Zeker in de specialistische pensioenmarkt dreigt al zeer snel het flessenhalseffect. Er zijn weinig IT’ers die dit kunnen en er is een beperkt aantal IT-aanbieders. Dat betekent dat de het gevecht om kennis, talent en IT-leveranciers snel begint of al aan de gang is.

Tijd voor dappere stappen
Overhaasten is niet nodig, maar strategisch denken, snel besluiten en actiegerichtheid wel. Partnerships zijn hierin essentieel. Alleen de grote fondsen bij de grote uitvoerders kunnen dit op eigen kracht. Andere fondsen moeten met elkaar samenwerken en/of samen ITleveranciers opzoeken. Dat moet snel. Fondsen die niet snel actie ondernemen moeten achteraan aansluiten in de rij bij IT’ers en IT-leveranciers. Ditzelfde geldt zeker voor fondsen die het bij hun uitvoerder leggen en afwachten waar die mee komt. Het is dus tijd om als fonds een grote stap voorwaarts te zetten richting een volledig digitaal pensioenfonds in een sterk partnership.
Koppel deze grote stap voorwaarts los van het pensioenakkoord. Zet de digitalisering nu al in op basis van uw huidige regeling. De huidige regeling is dan al in een volledig nieuw ITsysteem ondergebracht. Hiermee krijgt u ook een sterke samenwerking met uw IT-partner. De overgang naar het nieuwe pensioenakkoord wordt dan vanuit het nieuwe systeem uitgevoerd. De IT-partner krijgt een belangrijke verantwoordelijkheid om de overgang naar het nieuwe stelsel probleemloos en tegen lage kosten uit te voeren. Dit lijkt een extra en overbodige stap, maar biedt een groot aantal voordelen. Denk aan de timing, eerdere beschikking over een moderne pensioenuitvoering en een overgang naar het nieuwe stelsel vanuit moderne en schone situatie. De hamvraag is of uw IT-leverancier hiertoe in staat is en u daarover al in een vroeg stadium bindende afspraken kunt maken.

Goed nadenken hoeft niet lang te duren
Het denk- en realisatietraject ziet er als volgt uit.



Start met de impactanalyse op uw IT-systemen en op uw IT-organisatie. Qua regeling hanteert u hierbij een werkhypothese die zo goed mogelijk past bij uw fonds en sociale partners. Voor de meeste fondsen is die werkhypothese vrij helder. Beoordeel de toekomstvastheid van uw IT-systemen en de IT-architectuur. Redeneer vanuit het toekomstbeeld van het digitale pensioenfonds. Maak een assessment van uw IT-afdeling en/of IT-leverancier. Stel daarbij vast of deze in staat is zowel qua kennis als executiekracht een dergelijke verandering tot stand te brengen (volwassenheid op change).
Bereid vervolgens een ‘make-or-buy’- beslissing voor op basis van een marktanalyse van uitvoerders, IT-leveranciers en eventueel andere fondsen. Stel het beste partnership vast. Vervolgens geeft u leiding aan de executiefase waarbij u samen met uw IT-partner de nieuwe IT-systemen realiseert.

Conclusie en aanbevelingen
Mobiliseer voldoende IT-expertise die bekend is met uw fonds en de mogelijkheden in de pensioenmarkt en zet de stappen conform de in dit hoofdstuk beschreven roadmap. Tot slot: het is een enorme kans voor de sector om daadwerkelijk te vernieuwen en de belofte van de digitalisering echt te oogsten.