Governance en tijdslijnen

Uitgave: Pensioen Bestuur & Management (PBM) nummer 4 2021

DRS. EDWARD MULDER RA RO, SPECIALIST PENSIOENSECTOR BIJ MAZARS EN SLEUTELFUNCTIEHOUDER INTERNE AUDIT BIJ PENSIOENFONDSEN
Rubriek: PFG (Pension Fund Governance)
Geplaatst op 26-11-2021

Governance en tijdslijnen

De transitie stelt de pensioensector voor governance-vraagstukken. NPC is een fundamentele verandering en heeft directe impact op de rechten van alle pensioendeelnemers. De transitie is langdurig en complex en vraagt betrokkenheid van alle stakeholders. Het risico van falen is groot. De lat ligt hoog voor de inrichting en effectieve werking van governance en risicobeheer van het transitieproject.

Het is wenselijk om de transitie te monitoren vanuit een projectorganisatie. Deze wordt (grotendeels) ingevuld door de fondsgovernance-organen. Het is belangrijk de transitie als afzonderlijk traject te zien, omdat het karakter wezenlijk anders is. Het is gericht op nieuwe pensioenrichting ten opzichte van reguliere fondsactiviteitenbeheersing. Een metafoor: vergelijk het met een onderneming die een winkel open heeft en gelijktijdig een nieuwe winkel aan het opzetten is waarin de bestaande activiteiten zullen worden overgebracht, waarna de bestaande winkel gesloten wordt.

Twee (hoofd)fasen transitieproces
1. Opdrachtaanvaarding – overleg met sociale partners met als doel een uitvoerbare overeenkomst.
Om als bestuur(der) de opdracht te kunnen aanvaarden is het van belang om:
- Het overleg tussen de sociale partners te faciliteren door hen te voorzien van uitleg inzake de keuzemogelijkheden en de technische (on)mogelijkheden van bepaalde keuzes.
- De goedkeuring van de RvT en tijdig het advies van het VO te verkrijgen.
2. Implementatie NPC – afstemming mensen, middelen en systemen.
De transitie naar en de uitvoering van NPC zijn beide complex. Het afschaffen van de doorsneepremiesystematiek, (gedeeltelijk) opbouwen van individuele pensioenvermogens en het invaren van bestaande rechten in NPC vraagt aanpassing van pensioenadministratiesystemen. Duidelijkheid over de effecten van de NPC-afspraken op de pensioenuitvoering is belangrijk, al in de opdrachtaanvaardingsfase.

Het advies aan besturen is om aan de uitvoeringstechnische kant tijdig het comfort te verkrijgen dat de pensioenuitvoeringsorganisatie (PUO, intern of uitbesteed) tijdig voldoende middelen heeft vrijgemaakt en de juiste kennis en kunde (mensen) in huis heeft gehaald (of gaat halen) om de aanpassingen door te voeren in de administratiesystemen.

Inrichting projectorganisatie
De inrichting van de projectorganisatie is afhankelijk van de bestaande governance-inrichting van het fonds. Onderstaand is een mogelijke inrichtingsvariant uitgewerkt1:



Het advies aan besturen is om, gelet op het bijzondere/ specifieke karakter van de transitie (1) tijdig de juiste deskundigheid te betrekken in de projectorganisatie en (2) om een projectleider aan te stellen.

Sleutelfunctiehouders
De sleutelfunctiehouders bieden bestuurders ondersteuning. De SFH-A biedt dit rondom de nieuwe regeling en de actuariële effecten van de verandering en de SFH-RB op de effectiviteit van het risicobeheer van de transitie. IORP II heeft (in 2019) interne audit als laatste puzzelstukje aan de governance toegevoegd. De transitie naar NPC is hét moment dat de SFH-IA de toegevoegde waarde van IA voor het bestuur (en de Raad van Toezicht) kan aantonen. De SFH-IA beoordeelt o.a. of:
- De projectorganisatie-inrichting passend is, gegeven het fondsspecifieke bestuursmodel en de wettelijke verantwoordelijkheden van de stakeholders.
- De projecttijdlijnen aansluiten op de verplichting om in 2026 NPC geïmplementeerd te hebben.
- Het projectrisicobeheer effectief is en daarmee de onderkende projectrisico’s volledig zijn.
- Op uitvoeringsniveau de juiste stappen gezet worden. Zo proportioneel mogelijk gebruik makend van de interne auditfunctie van de PUO (right to examine), waar nodig ook inzet van het right to audit.
- De projectorganisatie functioneert en de stakeholders aangesloten zijn.
- De tijdslijnen van de tussenfasen beheerst worden.

De oproep aan alle stakeholders is om tijdig de verbinding met elkaar te zoeken, kennis en inzichten met elkaar op fondsniveau en sectorniveau te delen om vanuit een gezamenlijke verantwoordelijkheid de NPC-transitie in het belang van alle pensioendeelnemers goed te laten verlopen.

1 Dit artikel is geschreven o.b.v. het paritaire bestuursmodel en het verantwoordingsorgaan. De analyse is te vertalen naar andere modellen, al dan niet met een belanghebbendenorgaan.