Governance gaat over vertrouwen

Uitgave: Pensioen Bestuur & Management (PBM) nummer 3 2021

MILA HOEKSTRA, BESTUURDER EN TOEZICHTHOUDER
Rubriek: PFG (Pension Fund Governance)
Geplaatst op 15-06-2021

Governance gaat over vertrouwen

De mens is én geen puur rationeel én geen puur irrationeel wezen. Om vertrouwen te bevorderen is nabijheid een voorwaarde en daartoe is het – lastige – gesprek (nabijheid) het geëigende middel. De conclusie is dat er voor het verkrijgen van vertrouwen systemen en controles moeten worden ingezet als nabijheid niet of in onvoldoende mate mogelijk is. Om het vertrouwen te stutten en te vergroten dienen de middelen op gedisciplineerde wijze te worden toegepast en zal hierop regelmatig gereflecteerd moeten worden, onder het motto van: alles wat je water geeft groeit.

De grote mondiale thema’s als klimaatverandering, technologische en demografische ontwikkelingen, economische en politieke machtsverschuivingen hebben invloed op de besturing van pensioenfondsen. Daarnaast hebben we in de sector zelf te maken met strengere eisen van de toezichthouder, focus op niet-financiële risico’s (zoals IT en IT-beveiliging) en eisen in kader van ESG. Ook de trend naar kostenverlaging kan niet onbenoemd blijven. Om over de effecten van de Wet toekomst pensioenen nog maar te zwijgen. Bovengenoemde thema’s hebben effecten op de inrichtings- en uitbestedingsvraagstukken. Deze laat ik hier onbesproken. In dit artikel zoom ik in op twee specifieke, niet inhoudsgerichte trends: purpose en gedrag. Purpose van de organisatie1 en gedrag van de individuen binnen de organisatie. Het gaat om het handwerk van besturen. De loodgieter die een cv-ketel monteert heeft deskundigheid en inzicht, kan samenwerken met zijn collega, houdt overzicht, gebruikt de juiste gereedschappen en toetst de kwaliteit van het resultaat. Besturen is ook handwerk om het doel, de purpose, van de organisatie te bereiken. Dat daarbij met de bovengenoemde thema’s rekening gehouden moet worden geldt als een forse uitdaging. Hoe gaan we dit fixen?

Vertrouwen en regels
Is het doel te bereiken als een geschikt bestuursmodel is ingevoerd, passend en compliant beleid is geformuleerd en een goede uitvoering is geregeld? Nee, naast de inrichtingsvraagstukken en beleidsdocumenten is bij het besturen juist ook het handwerk van belang. In corporate governanceland zie je een trend naar de psychologische aspecten van besturen. Het is niet alleen ‘what you do’, maar nadrukkelijk ook ‘how you do it’. De ‘zachte kant van governance’ komt in de pensioensector nadrukkelijk in beeld. Wat wordt ermee bedoeld? Het handwerk van besturen gaat over vertrouwen en dit is aanzienlijk meer dan strikt rationele besluitvorming. Vertrouwen dat de goede dingen worden gedaan (effectiviteit), de goede processen worden doorlopen en goede procedures worden gevolgd (de efficiency).
Het uitgangspunt dat de mens een puur rationeel wezen is, verhoudt zich lastig tot de betekenis en het belang van vertrouwen. Dit uitgangspunt en daarmee de Principalagent- theorie zijn – mijns inziens ‘gelukkig maar’ – op hun retour. Deze theorie, die in de governancediscussie belangrijk werd geacht, ging uit van de mens als rationeel wezen en zag regels de facto als gestold wantrouwen. De agent (opdrachtnemer) zou geneigd zijn om bij de uitvoering van de taken niet slechts de belangen van de opdrachtgever na te streven, maar ook het eigenbelang. Een groot deel van de corporate governance theorie heeft als doel om oplossingen te vinden voor deze inefficiëntie door hier regels voor op te stellen. Inmiddels is duidelijk een trend waarneembaar dat deze theorie niet bijdraagt aan het optimaal functioneren van een organisatie.

Dat bleek overigens ook al in 2013 uit het advies ’Een lastig gesprek’ dat de Commissie Behoorlijk Bestuur – onder voorzitterschap van Femke Halsema – heeft uitgebracht2. De commissie kwam tot de conclusie dat er geen bezweringsformule kan worden gevonden in een nieuwe lijst met regels en voorschriften, zoals de opdrachtgever had geopperd om zelfverrijking en wanbestuur te voorkomen. Zij achten in plaats hiervan het voeren van het ‘lastige gesprek’ van belang voor een goed lopende organisatie.

Vertrouwen is een breed begrip
De mens is geen puur rationeel wezen. Het menselijk gedrag wordt gestuurd door veel meer dan de ratio. Psychologisch en hersenonderzoek tonen dit meer en meer aan. Dat betekent dus niet dat de ratio geen belangrijke rol speelt, maar wel dat de focus gelegd moet worden op vertrouwen. Bij de invulling van vertrouwen komt de ratio weer om de hoek kijken.

Basis voor vertrouwen
Voor het voeren van een ‘lastig gesprek’ is vertrouwen nodig en een lastig gesprek kan ook tot vertrouwen leiden. Goed communiceren is de sleutel tot vertrouwen. Het vertrouwen van de maatschappij en de deelnemers in het stelsel én in het pensioenfonds zelf is immers niet vanzelfsprekend. Ook het vertrouwen binnen het bestuur, tussen bestuur en andere fondsorganen, andere stakeholders en adviseurs is van belang. Dat roept de vraag op: hoe belangrijk is vertrouwen3? Vertrouwen is nodig om optimaal te presteren. Het inzicht bij de wetgever en toezichthouders dat meer regels niet per definitie tot betere prestaties leiden en vertrouwen van deelnemers en maatschappij dat het bestuur daadwerkelijk staat voor de belangen die het dient (purpose). Vertrouwen valt niet af te dwingen, vertrouwen moet je verdienen. Uit wetenschappelijk onderzoek blijkt dat vertrouwen groeit bij nabijheid. Nabijheid van de deelnemers is te bereiken door goede communicatie en persoonlijke aandacht. Ook het vertrouwen van de toezichthouders kan vorm krijgen door persoonlijk contact. Dit lijkt haaks te staan op de ontwikkeling bij DNB om minder ‘langs te komen’ en meer op basis van digitale informatie te doen. Dat is jammer, waarmee ik overigens niet zeg dat de systematische informatieverstrekking vanuit het fonds geschrapt zou moeten worden. Integendeel. Systemen zijn namelijk te beschouwen als een middel om vertrouwen te vervangen als persoonlijke nabijheid niet mogelijk is. Dan is er vertrouwen in het systeem in plaats van in mensen. Systemen en controles dus, als aanvulling op het persoonlijk contact.

Het vertrouwen moet gestut zijn
Gestut door discipline. Bij het besturen van een fonds is discipline noodzakelijk. De checks & balances goed inrichten en ernaar leven. Dit wordt niet bereikt door het invoeren van meer systemen en controles, wat er juist toe kan leiden dat er minder gewerkt wordt op basis van eigen (individuele en groeps)verantwoordelijkheid. Wanneer systemen en controles worden beleefd als doel op zich, kan het de integriteit in de weg gaan staan. Een ander belangrijk aspect bij het stutten is reflectie. Het regelmatig zorgvuldig reflecteren op wat je doet als bestuur, hoe je het doet en of het in de toekomst anders – beter – zou kunnen, dient structureel onderdeel te zijn van het functioneren. Daar is vertrouwen voor nodig, in elkaar, in het intern toezicht, het VO/BO en in de toezichthouders. Door de processen en procedures goed op orde te hebben en te houden kan dat vertrouwen groeien. Discipline en reflectie zijn voorwaarden voor het noodzakelijke vertrouwen. Organisaties leren door reflectie, niet door een toename van systemen en controles. Het gesprek (het handwerk van besturen) is belangrijk voor het onderling vertrouwen, binnen het fonds en met de deelnemers. Als nabijheid niet of onvoldoende mogelijk is, dan zijn systemen en controles van belang. Per slot van rekening staat dit alles ten dienste aan het doel (purpose) van het fonds: het zo goed mogelijk uitvoeren van de pensioenregeling in het belang van de deelnemer.

1 People don’t buy what you do, but why you do it’. Met deze legendarische woorden introduceerde Simon Sinek in 2011 het begrip ‘why’ oftewel ‘purpose’ binnen organisaties. Hij doelde hiermee op een motiverend hoger doel of een aansprekende ‘reason for being’ waarmee je je klanten in het hart raakt en je medewerkers inspireert. ‘Klanten’ kunnen in de pensioensector eenvoudig gelezen worden als ‘deelnemers’ voor wie je een optimaal pensioen wil realiseren.
2 Vereniging van Toezichthouders in Woningcorporaties (vtw.nl)
3 De podcast ‘Trust’ waarin hoogleraar corporate governance Jaap Winter geïnterviewd wordt over het belang van vertrouwen was een inspiratie voor mijn artikel.