Hoe start ik een bestuursbureau?

Uitgave: Pensioen Bestuur & Management (PBM) nummer 2 2022

EMMIE LEWIN, MANAGER BESTUURSBUREAU PENSIOENFONDS POSTNL
Rubriek: PFG (Pension Fund Governance)
Geplaatst op 31-05-2022

Hoe start ik een bestuursbureau?

Op 1 maart 2021 riep PF PostNL een bestuursbureau in het leven. Op die dag startte ik als eerste en nog enige werknemer van het fonds als manager bestuursbureau. Wat een vreugde en vrijheid om dit helemaal op te mogen bouwen. Wat ging hieraan vooraf? Het bestuursbureau moest in een behoefte van het fondsbestuur voorzien: slagvaardiger opereren in een steeds meer vragende pensioenwereld.

Doel van het bestuursbureau
Het bestuur nam namelijk waar dat wet- en regelgeving steeds complexer worden. Het bestuur heeft gekozen voor splitsing van de dienstverlening, omdat de pensioenadministratie, het fiduciair vermogensbeheer en de functie van custodian bij verschillende partijen liggen. Daarnaast zijn er nog andere partijen die het bestuur adviseren, bijvoorbeeld over compliance en privacy, fiscaliteit, renteafdekking, ALM en zo meer. Het aantal projecten neemt toe. Het fondsbestuur wilde niet volledig afhankelijk zijn van externe adviseurs en voorkomen dat er zaken tussen wal en schip vallen. Bovendien wilde het fondsbestuur niet voortdurend bezig zijn met operationele aansturing van alle dienstverleners. Kortom, het bestuur had behoefte aan ondersteuning. De missie van het bestuur voor het nieuw in te richten bestuursbureau werd: het bestuursbureau stelt het bestuur in staat om slagvaardiger te besturen. Het bestuur heeft ook vastgesteld wat het bestuursbureau juist niet moet doen. Geen eigen beleid maken en het neemt geen uitvoering over van de dienstverleners. Het is en blijft klein en moet het hebben van kwaliteit en pragmatisme in een informele sfeer. Het bestuur heeft bovendien besloten een eigen locatie in te richten. Het bestuur kwam tot dan toe bij elkaar bij de dienstverleners en in hotels. Een eigen locatie biedt gelegenheid voor intensieve, efficiënte samenwerking en het creëren van een eigen sfeer. Fysieke nabijheid is belangrijk, vooral bij strubbelingen. Het is een ontmoetingsplaats.

De enerverende eerste periode
Toen ik begon moest er veel tegelijk gebeuren. Het was een opwindende tijd. Hieronder enkele zaken die voor mij lagen.

Een team opbouwen
Mijn allereerste ochtend van mijn allereerste werkdag voerde ik in een hotel sollicitatiegesprekken met potentiële collega’s. Ik had mijzelf nog nauwelijks enig beeld kunnen vormen van wat nodig was. Ons bestuursbureau bestond medio 2021 uit twee mensen in dienst van het fonds, één zzp’er en drie bestuursondersteuners vanuit de pensioenadministrateur. We waren compleet. Een half jaar later is de zzp’er gestopt en heeft de pensioenadministrateur laten weten deze dienstverlening over twee jaar te beëindigen. Het opbouwen van het team loopt door.

Het zoeken en inrichten locatie
Dit is een ongelooflijk leuke en inspirerende bezigheid, waar bestuur en bestuursbureau veel plezier aan hebben beleefd. Wij vinden zelf dat we het mooiste bestuursbureau van Nederland hebben, op een goed bereikbare locatie, functioneel en gezellig ingericht. Aan de muren hebben we platen uit de beeldbank van onze sponsor PostNL. Wij zijn trots en ontvangen graag.

Handzame voorlegger
Ik had mij van tevoren niet gerealiseerd hoe centraal de voorlegger staat in het werk van een bestuursbureau. Juist met een goede voorlegger helpt het bestuursbureau het bestuur om efficiënt tot beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming te komen. Het ontwerpen van een nieuwe voorlegger was dus een van de eerste wapenfeiten. Sindsdien voer ik een taaie strijd tegen passief taalgebruik in deze voorleggers.

Project pensioenhervorming
Een van mijn eerste klussen was het maken van een plan van aanpak voor de voorbereiding op de transitie die ons wacht en het ter hand nemen van het projectleiderschap. Met een hoofd vol ideeën vanuit mijn vorige baan geniet ik ervan dit op eigen wijze te mogen doen.

The show must go on
Toen ik kwam, nam de voormalige rechterhand van voorzitter en DB afscheid. Ik moest ervoor zorgen dat de werkzaamheden naadloos doorliepen. Ik werd geregeld verrast, maar deze basiswerkzaamheden gaven ook steun en structuur. Steun en structuur gaf mij ook de poortwachterfunctie voor de pensioen- en communicatiecommissie, omdat deze mij al vertrouwd was.

Creëren van randvoorwaarden
Op mijn eerste werkdag begon ik met het downloaden van Microsoft office. Het opzetten van het bestuursbureau komt met vele praktische zaken, zoals het regelen van een ICT-omgeving, de HR- en Arbo-organisatie, schoonmaak en catering. Het is verbazend hoe tijdrovend deze activiteiten zijn. Een ander type randvoorwaarden is het ontwerpen van een RACI met taakverdeling bestuur, commissies en bestuursbureau en het ontwikkelen van evaluatiecriteria. Evaluatie zal na ongeveer een jaar plaats vinden.

Na een half jaar brak het moment aan om het slagveld te overzien. Het bestuur kon zich vinden in de volgende pijlers voor het bestuursbureau:

Praktische zaken
1. Het bestuur praktisch werk uit handen nemen
Hierdoor kan het bestuur focussen op zijn strategische taak. Uiteraard moeten de medewerkers van het bestuursbureau daarvoor wel verstand van zaken hebben.

2. Kennisverankering
Onder andere door een gezamenlijk goed toegankelijk fondsarchief voor bestuur en bestuursbureau vorm te geven, los van de pensioenadministrateur.

3. Netwerk in de pensioenmarkt
Ik ben ontzettend blij dat ik lid ben geworden van verschillende netwerken van directeuren van bestuursbureaus binnen de pensioensector. Het biedt mij gelegenheid tot uitwisseling van ervaringen en ideeën en heeft mij al veel gebracht.

4. Ondersteuning gremia
Dit betreft de essentiële taak van opstellen van agenda’s, verslaglegging, waarborgen acties, archivering, uitwerken besluiten, tegenlezen van de inbreng van dienstverleners en eindverantwoordelijkheid voor de voorleggers.

Het opbouwen van een bestuursbureau blijkt een uitermate praktische zaak. Ik heb de indruk dat het bestuur blij is met hun bestuursbureau. Het is een fijne groep mensen om voor te werken. Het bestuur is vanaf het begin af aan zo hartelijk en verwelkomend geweest en geeft ruimte om er een draai aan te geven. Ik heb mezelf een groot cadeau gegeven door dit te gaan doen.