Ben jij in control?

Uitgave: Pensioen Bestuur & Management (PBM) nummer 3 2018

Stefan Lundbergh, Director, Cardano Insights Rubriek: PFG (Pension Fund Governance)
Geplaatst op 26-07-2018
Ben jij in control? Heb je ooit aan ondernemers gevraagd hoe ze succesvol werden? Het veelvoorkomende antwoord is haarscherpe focus. Ondernemers besteden hun tijd doorgaans aan de belangrijkste kenmerken die hun product uniek maken. Al het andere wordt uitbesteed.

Ze zeggen allemaal dat ‘managementtijd’ schaars is en dat ze zich hoofdzakelijk richten op wat echt belangrijk is voor de business. Het pensioenfondsbestuur staat voor dezelfde uitdaging als de ondernemer. In theorie moet elk agendapunt op de bestuursagenda de hoeveelheid managementtijd krijgen die het effect op het resultaat voor de deelnemers weerspiegelt. In de praktijk is besturen een ingewikkelde evenwichtsoefening tussen controle houden over de verschillende activiteiten van het fonds en de aandacht niet verliezen als het gaat om echt belangrijke besluiten.

Uitbesteden kan bestuursleden helpen bij het gericht inzetten van hun managementtijd. Dat vergt wel een goed begrip van alle bedrijfsprocessen. Als het gaat om in control zijn is er geen wezenlijk verschil tussen insourcen en outsourcen. Een slecht geleide interne organisatie zal ondermaatse kwaliteit leveren tegen een hoge prijs. Hetzelfde geldt voor slecht aangestuurde uitbestedingsoplossingen, met dit verschil dat de tekortkomingen veel eerder zichtbaar zijn.
Een bruikbare strategische oefening aan de bestuurstafel is om op een leeg vel papier een rangorde aan te brengen in de lijst van cruciale besluiten. Hiermee worden de verschillende processen binnen het fonds in kaart gebracht. Ga er vervolgens vanuit dat het lijnmanagement uit acht personen bestaat. Waarmee moeten deze personen zich bezighouden en wat moet worden uitbesteed? Hoe blijven bestuursleden in control?
Een proces uitbesteden bestaat uit twee onderdelen: het lijnmanagement en het proces zelf. De inkoper is verantwoordelijk voor de indirecte aansturing van het lijnmanagement van het proces dat is uitbesteed. Zo ontstaat vaak een langdurig partnership dat verder gaat dan de paragrafen in de SLA. Het niet op die manier aanpakken leidt onvermijdelijk tot verlies van controle en teleurstelling aan beide kanten.

Indirect leidinggeven aan uitbestede processen vergt specifieke vaardigheden. Het onderschatten hiervan verklaart veel van de opzienbarende mislukkingen op het gebied van uitbesteden bij bedrijven, overheden en pensioenfondsen. Dat brengt ons terug bij de titel. Ben jij echt in control?