IORP en sleutelfuncties gemengd bestuursmodel

Uitgave: Pensioen Bestuur & Management (PBM) nummer 1 2019

TIM BLOKLANDER, PRICEWATERHOUSECOOPERS Rubriek: PFG (Pension Fund Governance)
Geplaatst op 07-03-2019
IORP en sleutelfuncties gemengd bestuursmodel Pensioenfondsen hebben nog maar heel even tot de implementatie van de herziene Europese pensioenfondsrichtlijn IORP II in de Nederlandse wetgeving. Grootste discussiepunt is nog altijd de invulling van de sleutelfuncties, zoals de risicobeheerfunctie, de actuariële functie en de interne auditfunctie. Na de publicatie van de richtlijn, het wetsvoorstel en de lagere regelgeving, heeft DNB tijdens een kennissessie over IORP II zijn visie gegeven over de mogelijke invulling van de sleutelfuncties (1).

DNB hanteert als uitgangspunt hierbij een paritair bestuursmodel. In de praktijk is naast het paritair model het gemengd model het meest voorkomende bestuursmodel bij pensioenfondsen. De invulling van de sleutelfuncties brengt bij het gemengd model een aantal aanvullende uitdagingen met zich mee. In dit artikel wordt daarom specifiek ingegaan op de invulling van de sleutelfuncties bij het gemengd model.

Uitdagingen bij gemengd model

In een gemengd bestuursmodel zitten zowel uitvoerende als niet-uitvoerende (toezichthoudende) bestuurders. De uitvoerende bestuurders dragen zorg voor de dagelijkse aansturing en de voorbereiding en uitvoering van het beleid. De nietuitvoerende bestuurders houden toezicht op de uitvoering van het beleid. Het bestuur is als geheel verantwoordelijk voor de strategie en de beleidsbepaling. In dit artikel bekijken we de invulling van de sleutelfuncties voor een pensioenfonds met een (omgekeerd) gemengd model met twee uitvoerende bestuurders en zonder bestuursbureau.

iorp1

In de handreiking van DNB wordt een aantal uitgangspunten gehanteerd en keuzes gemaakt die een extra uitdaging vormen voor pensioenfondsen met een gemengd bestuursmodel. Allereerst stelt DNB dat het voor de hand ligt dat een bestuurder het sleutelfunctiehouderschap op zich neemt, omdat de sleutelfunctiehouder over voldoende status en autoriteit moet beschikken voor een effectieve taakuitoefening. Tegelijkertijd wordt gesteld dat een lid van de raad van toezicht in beginsel geen sleutelfunctiehouder kan zijn, omdat dit klemt met zijn interne toezichtrol. De raad van toezicht dient immers onder andere toezicht te houden op het functioneren van de sleutelfuncties. Eenzelfde redenatie betekent in het geval van het gemengd model dat een niet-uitvoerende bestuurder geen sleutelfunctiehouder kan zijn. De uitdaging voor pensioenfondsen met een gemengd model is dat er in de regel bestuurders zijn die voor het sleutelfunctiehouderschap in aanmerking komen.

Een tweede uitdaging betreft het inrichten van de interne auditfunctie. Probleem hierbij is dat de taakomschrijving van de interne auditfunctie niet overeenkomt met de taak van de auditcommissie die op grond van het Besluit uitvoering Pensioenwet en Wet verplichte beroepspensioenregeling verplicht is voor pensioenfondsen met een omgekeerd gemengd bestuursmodel. Om een en ander nog ingewikkelder te maken moeten grote pensioenfondsen op termijn ook nog voldoen aan de Wet toezicht accountantsorganisaties (Wta).
Onderstaand wordt ingegaan op hoe pensioenfondsen met een gemengd model invulling kunnen geven aan de sleutelfuncties, rekening houdend met de uitdaging van het veelal geringe aantal uitvoerende bestuurders. Mede gegeven dat het bij de Wta behorende aangepaste Besluit toezicht accountantsorganisaties nog niet definitief is, wordt niet verder ingegaan op de uitdaging hoe om te gaan met de verschillende taakomschrijvingen van de auditcommissie.

Waarmerkend actuaris als sleutelfunctiehouder

Op het eerste oog lijkt het invullen van de actuariële functie het eenvoudigst. Het wetsvoorstel maakt het immers mogelijk om de actuariële functie bij de waarmerkend actuaris te beleggen. Een punt wat hierbij echter onderbelicht blijft, is het standpunt van de Nederlandse Beroepsvereniging voor Accountants (NBA). De NBA stelt dat in het geval dat de waarmerkend actuaris als sleutelfunctiehouder fungeert, hij onderdeel wordt van de interne beheersing van het pensioenfonds2. Gevolg is dat de accountant mogelijk niet langer gebruik kan maken van de werkzaamheden van de waarmerkend actuaris bij de controle van de jaarrekening, waardoor hij zijn eigen actuaris inschakelt en de kosten voor het jaarwerk toenemen. Pensioenfondsen doen er dus goed aan om tijdig aan de externe accountant te vragen of het aanstellen van de waarmerkend actuaris als sleutelfunctiehouder ervoor zorgt dat niet langer gebruik kan worden gemaakt van diens werkzaamheden voor de controle van de jaarrekening.
Voor het pensioenfonds in het voorbeeld bestaat een mogelijke oplossing eruit om het houderschap van de actuariële functie te beleggen bij een van de twee uitvoerende bestuurders en voor de uitvoering van de werkzaamheden gebruik te maken van een externe partij of partijen (waaronder mogelijk de waarmerkend actuaris).

Risicobeheerfunctie en interne auditfunctie

Voor de risicobeheerfunctie en de interne auditfunctie is het hierboven gemaakte onderscheid tussen het sleutelfunctiehouderschap en de uitvoering van de sleutelfunctie eveneens van belang. In de memorie van toelichting wordt namelijk gesteld dat het veelal niet mogelijk zal zijn de rol van de houder van de risicobeheerfunctie en de interne auditfunctie uit te besteden. Uitbesteding van de werkzaamheden van de overig betrokken personen wordt daarentegen wel mogelijk geacht. Voor het pensioenfonds in het voorbeeld betekent dit dat het lastig, zo niet onmogelijk is om de sleutelfuncties in te vullen conform de handreiking van DNB, tenzij het aantal uitvoerende bestuurders wordt uitgebreid.
Een andere mogelijkheid is dat de rol van de houder van de risicobeheerfunctie en de interne auditfunctie elders binnen de organisatie van het pensioenfonds wordt belegd. Voor de (middel)grote fondsen kan de rol van de houder bijvoorbeeld op het bestuursbureau worden belegd. De Pensioenfederatie stelt in zijn servicedocument zelfs dat het houderschap van de interne auditfunctie in beginsel niet mag worden gecombineerd met een bestuursrol of intern toezichtrol3. Hiermee wijkt de Pensioenfederatie dus af van het standpunt van DNB. Maar voor pensioenfondsen zonder bestuursbureau is dit niet direct een optie.

Uitbesteding van de (ondersteunende) werkzaamheden van de sleutelfuncties is dit wel, waarbij de rol van de sleutelfunctiehouder bij het pensioenfonds blijft. Dit laatste houdt in dat pensioenfondsen een uitvoerende bestuurder verantwoordelijk maken voor de uitbestede risicobeheerfunctie en een uitvoerende bestuurder verantwoordelijk maken voor de interne auditfunctie. De uitvoerende bestuurders moeten daarbij uiteraard wel over voldoende kennis van en ervaring met de uitbestede sleutelfunctie beschikken om de prestaties van de externe partij te kunnen beoordelen. Van belang is daarnaast dat de onafhankelijkheid van de sleutelfuncties niet wordt ondermijnd. Een uitvoerende bestuurder is immers onderdeel van de besluitvorming en kan in een situatie terecht komen waarin hij moet kiezen tussen zijn loyaliteit aan het uitvoerende bestuur of aan het niet-uitvoerende bestuur als eindverantwoordelijke voor de sleutelfunctie. Om deze reden verdient het aanbeveling dat in het geval van uitbesteding de externe partij rechtstreeks rapporteert aan het intern toezicht. De verantwoordelijke uitvoerende bestuurder mag hier uiteraard bij aanwezig zijn en zijn mening geven, maar op deze manier wordt voorkomen dat rapportages worden gefilterd.

Een tweede probleem doet zich voor in het geval dat de uitvoerende bestuurders tevens verantwoordelijkheid dragen voor andere aandachtsgebieden. Voor het pensioenfonds in het voorbeeld is dit zelfs onvermijdelijk omdat er slechts twee uitvoerende bestuurders zijn. Belangrijk is hierbij dat het sleutelfunctiehouderschap van de risicobeheerfunctie en de interne auditfunctie niet bij dezelfde uitvoerende bestuurder is belegd (om scheiding tussen tweede- en derdelijns functies te waarborgen). Daarnaast heeft het de voorkeur om de verantwoordelijkheid voor de risicobeheerfunctie niet te combineren met verantwoordelijkheid voor het vermogensbeheer. Dit zorgt uiteraard voor een ander (potentieel) belangenconflict doordat de uitvoerende bestuurder met verantwoordelijkheid voor het vermogensbeheer daarmee automatisch de sleutelfunctiehouder interne auditfunctie is. Dit wordt echter minder bezwaarlijk geacht wanneer het bestuur als geheel besluit over de maatregelen die moeten worden genomen naar aanleiding van de bevindingen van de interne auditfunctie.

Tot slot wordt opgemerkt dat in bovenstaande oplossing het sleutelfunctiehouderschap van de risicobeheerfunctie gecombineerd kan worden met het sleutelfunctiehouderschap van de actuariële functie. Schematisch ziet de oplossing voor het pensioenfonds in het voorbeeld er uit als het figuur hieronder.

iorp2

Invulling van de sleutelfuncties is meer
Dit artikel maakt duidelijk dat het invullen van de sleutelfuncties niet eenvoudig is, in het bijzonder voor pensioenfondsen met een gemengd model. Naast het aanstellen van de sleutelfunctiehouders dienen pensioenfondsen tevens na te denken over de taakverdeling tussen het pensioenfonds en partijen waaraan werkzaamheden in het kader van de sleutelfuncties zijn uitbesteed, de taakverdeling tussen (uitvoerende) bestuurder en rapportageprocedures en -lijnen. Veel tijd tot aan de inwerkingtreding van de IORP II wet- en regelgeving is er echter niet meer.

1 Zie http://www.toezicht.dnb.nl/binaries/50-237328.pdf
2 Zie https://www.internetconsultatie.nl/ implementatie_herziene_iorprichtlijn/reacties
3 Servicedocument IORP II-richtlijn.