Rol van compliance officer

Uitgave: Pensioen Bestuur & Management (PBM) nummer 1 2020

HENK HOLT, PARTNER IN COMPLIANCE B.V. EN EXTERNAL COMPLIANCE OFFICER BIJ DIVERSE PENSIOENFONDSEN Rubriek: PFG (Pension Fund Governance)
Geplaatst op 12-03-2020
Rol van compliance officer Compliance en integriteit zijn begrippen waar ook binnen de pensioenfondsen aandacht aan wordt besteed. Het zich houden aan wet- en regelgeving en integer handelen door bestuurders en medewerkers wordt mede door de compliance officer bevorderd. De IORP II, Wet versterking bestuur pensioenfondsen en andere richtlijnen vragen een onafhankelijk en integraal risicomanagement. compliancefunctie speelt hierbij een belangrijke rol.

De overheid en de toezichthouders stimuleren al een paar jaar dat een pensioenfonds steeds meer als een financiële instelling wordt beschouwd. De besturing vindt daarom conform een financiële instelling plaats. Vanuit commissies, ingesteld door de overheid, is naar voren gekomen dat pensioenfondsbesturen een strategisch risicobeleid moeten opstellen en moeten beschikken over deskundige bestuurders.

Dit heeft onder andere geleid tot de Wet versterking bestuur pensioenfondsen, de Code Pensioenfondsen en op Europees niveau tot de herziene Institutions for Occupational Retirement Provision (IORP II). De IORP II stelt onder andere eisen aan de governance van pensioenfondsen. Een van de doelen van deze nieuwe richtlijn, die in januari 2019 van kracht werd, is het creëren en waarborgen van een onafhankelijk en integraal risicomanagement. Het is van belang om een beheerste en integere bedrijfsvoering te bevorderen. De compliance functie speelt hierbij een belangrijke rol.

Beheerste en integere bedrijfsvoering
In de Pensioenwet wordt niet expliciet vermeld wat onder beheerste en integere bedrijfsvoering wordt verstaan. De Wet financieel toezicht (Wft) Henk Holt geeft een nadere toelichting die ook van toepassing kan zijn op de pensioenfondsen en die aansluit op de interpretatie van de toezichthouders.

Onder beheerste en integere bedrijfsvoering wordt onder andere verstaan dat belangenverstrengeling wordt tegengegaan. En dat er wordt voorkomen dat het pensioenfondsbestuur, de bestuursleden en/of werknemers bij het fonds strafbare feiten of wetsovertredingen begaan (hebben) die het vertrouwen in het pensioenfonds kunnen schaden. De beschrijving in de wet is een zogenaamde open norm en houdt in dat het bestuur en individuele medewerkers in lijn met deze regels dienen te handelen.

Rol en bevoegdheden van de compliance officer
Bij compliance gaat het niet alleen om naleving van wet- en regelgeving, maar ook om gedrag en cultuur. Beheerste en integere bedrijfsvoering is daar ook een aspect van. De Pensioenfederatie heeft het belang van de compliance functie in diverse publicaties onderkend. De Pensioenfederatie heeft onder andere de compliancefunctie vastgelegd in de Modelgedragscode. De pensioenfondsen hebben veelal hun gedragscode gebaseerd op dit model.

De compliance officer wordt door het bestuur van het pensioenfonds aangesteld. De compliance officer adviseert bij de naleving van de wettelijke en interne regels van het pensioenfonds en rapporteert aan de voorzitter van het bestuur. De taken van de compliance officer richten zich op het bevorderen en het doen van toezien op de naleving van regels die relevant zijn voor de integriteit van een pensioenfonds. De gedragscode en de daaraan gekoppelde procedures dienen als basis voor dit toezicht. De compliance officer heeft een onafhankelijke positie en heeft toegang tot alle gegevens binnen het pensioenfonds. Hij/zij houdt ook toezicht op de deugdelijkheid en effectiviteit van de interne regels en procedures.

Gevraagd én ongevraagd advies

De compliance officer adviseert en informeert, gevraagd én ongevraagd, verbonden personen over de uitleg en toepassing van de gedragscode. Wanneer er op basis van de gedragscode insiders zijn aangewezen, heeft de compliance officer de bevoegdheid deze verbonden personen te verplichten op eerste verzoek alle informatie met betrekking tot door hen verrichte persoonlijk effectentransacties te verstrekken. Dit om (mogelijk) handelen met voorkennis te kunnen vaststellen.

Wanneer een verbonden persoon de compliance officer raadpleegt bij onduidelijkheid over de van toepassing zijnde gedragsregels, is de compliance officer bevoegd een bindende uitspraak te doen.
De verbonden persoon kan bij de voorzitter van het bestuur of een aangewezen beroepsorgaan bezwaar maken.

Wettelijk verplicht

Elk pensioenfonds is wettelijk verplicht om periodiek een Systematische Integriteitsrisicoanalyse (SIRA) uit te voeren. Door middel van de SIRA worden de belangrijkste integriteitsrisico’s die het pensioenfonds loopt geïdentificeerd, waarbij bepaald wordt hoe men deze kan (proberen te) beheersen. De compliance officer heeft een coördinerende rol in dit proces waarbij hij/zij het bestuur zal ‘uitdagen’ op de beheersing van de verschillende risico’s. De voor een pensioenfonds belangrijke integriteitsrisico’s die in de SIRA worden behandeld en waar de compliance officer ook op toeziet zijn:
- Belangenverstrengeling en corruptie.
- Witwassen en terrorismefinanciering.
- Overtreding van sanctieregelgeving.
- Interne en externe fraude.
- Maatschappelijk onbetamelijk gedrag.

Verschillende integriteitsgebieden
Om belangenverstrengeling tegen te gaan is het voorgeschreven dat elk bestuurslid zijn nevenfuncties opgeeft en vóór acceptatie laat toetsen door de voorzitter en compliance officer op mogelijke tegenstrijdige belangen die de reputatie van het pensioenfonds zouden kunnen schaden. In de praktijk komt het wel eens voor dat deze toestemming niet wordt gevraagd voorafgaand aan het accepteren van een nevenfunctie. Afhankelijk van de ernst van de overtreding van de gedragscode worden sancties getroffen. Meestal zal dit een berisping zijn door de voorzitter.
Om het risico op (de schijn van) belangenverstrengeling te beperken is transparantie van groot belang. Het bestuur dient dit dan ook te bevorderen door de leden hierop te attenderen, bijvoorbeeld tijdens de bestuursvergaderingen. Om de maatregelen ter bevordering van integriteit te borgen dienen ten minste een gedragscode, een integriteitsbeleid en een klokkenluidersregeling opgesteld te worden. De compliance officer ziet toe op naleving van deze beleidsstukken en procedures. Ook geeft de compliance officer regelmatig trainingen om het bewustzijn op de verschillende integriteitsgebieden te bevorderen.

Sanctiewet

Een voorbeeld waarbij de compliance officer een belangrijke rol inneemt is bij de advisering en de rapportage over de naleving van de Sanctiewet. Op grond van de Sanctiewet 1977 c.a. en de EU-sanctieverordeningen heeft een pensioenfonds hierin specifieke verplichtingen. Belangrijke processen waarbij de naleving van de Sanctiewet een rol speelt zijn pensioenbeheer en vermogensbeheer. Deze processen zijn door een pensioenfonds veelal uitbesteed. Dit betekent dat de naleving van de Sanctiewet door een pensioenfonds in belangrijke mate afhangt van de mate waarin de pensioenbeheerder en/of de vermogensbeheerder (en beheerders van beleggingsfondsen) voldoen aan de verplichtingen uit de sanctieregelgeving. Dit betekent dat het belangrijk is om een goed due diligence onderzoek uit te voeren naar de compliance-omgeving van de partijen waaraan is uitbesteed. De compliance officer kan het pensioenfonds hierbij ondersteunen met de nodige adviezen. Bij dit onderzoek moet het pensioenfonds zich verdiepen in de procedures en maatregelen die de uitbestedingspartners hebben genomen. Het pensioenfonds moet daarbij nagaan of deze procedures en maatregelen voldoende basis bieden om te voldoen aan de verplichtingen op grond van de Sanctiewet. De vastgestelde procedures en maatregelen moeten worden vastgelegd in de uitbestedingsovereenkomsten en de Service Level Agreements. Om de verantwoordelijkheid goed te kunnen dragen is het belangrijk dat het pensioenfonds beschikt over adequate informatie. De compliance officer kan het pensioenfonds door middel van compliance-rapportages structureel informeren over de naleving van de Sanctiewet. Hierbij kan de compliance officer op verzoek van het pensioenfonds waar nodig een ‘compliance statement’ afgeven. De compliance officer heeft binnen de pensioenfondsen een belangrijke rol ingenomen. Compliance bestrijkt een breed gebied en er kan dan ook niet verwacht worden dat bij elk pensioenfonds de nodige kennis in huis is. Vaak wordt de compliance-functie gecombineerd met een andere functie binnen het pensioenfonds. Het is echter aan te raden de compliance werkzaamheden uit te besteden aan een externe compliance officer omdat hierdoor de onafhankelijkheid wordt gewaarborgd. Er wordt hiermee een expert in huis gehaald die actuele kennis tot zijn beschikking heeft én onafhankelijk kan adviseren.

Uit de praktijk
Uit twee arresten van de Ondernemingskamer blijkt dat pensioenfondsbestuurders geld van het pensioenfonds ter beschikking hebben gesteld aan vennootschappen waarbij het bestuur zelf, direct of indirect, was betrokken.

In een andere zaak hebben pensioenfondsbestuurders aan zichzelf leningen verstrekt zonder daarbij rente of zekerheden te verlangen1.

Een goed voorbeeld hoe omgegaan wordt met het voorkómen van mogelijke belangenverstrengeling is hoe Philips Pensioenfonds dat doet. Zij zijn op zoek naar een nieuwe pensioenuitvoerder. Dit gebeurt volgens een selectieprocedure. De voorzitter van het fonds is niet betrokken bij de selectie omdat hij commissaris is bij een van de grote aanbieders van pensioenuitvoering.


1 Hof Amsterdam 13 mei 2004, ECLI:NL:GHAMS:2004:AQ6693, Hof Amsterdam 10 november 1994, 416/94 OK en Hof Amsterdam 31 oktober 1991, ECLI:NL:GHAMS:1991:AD1523.