Tips voor toetsingsgesprek DNB

Uitgave: Pensioen Bestuur & Management (PBM) nummer 4 2018

Guurtje Wolters, Mens&Kennis Rubriek: PFG (Pension Fund Governance)
Geplaatst op 06-11-2018
Tips voor toetsingsgesprek DNB Wellicht een beetje naïef, maar ik was oprecht verrast dat zoveel bestuurders in de pensioensector zo nieuwsgierig zouden zijn naar hoe de toetsingsgesprekken bij DNB verlopen. Nu pas ervaar ik hoe lastig het is voor de sector om in te schatten hoe een toetsingsgesprek met DNB werkt en wat er gevraagd gaat worden. Dan kunnen mythes over examenachtige overhoringen en psychologen met priemende ogen makkelijk ontstaan.

Na twaalf jaar bij DNB te hebben gewerkt, waarvan de laatste vier jaar als toezichthouder pensioenfondsen, ben ik begin 2018 ‘overgestapt’ naar een adviesbureau. Een bijzondere ervaring. Want een van onze diensten is het voorbereiden van (kandidaat-)pensioenfondsbestuurders op het toetsingsgesprek bij DNB. En dan is mijn ervaring van ruim honderd toetsingsgesprekken als DNB’er heel behulpzaam.

Gelukkig is er hoop
Iedereen die haar/zijn kennis, competenties en professionele houding op orde heeft en bovendien blijk geeft van zelfreflectie komt goed door de toetsing. Het is niet voor niets dat het aantal positieve beschikkingen zeer hoog ligt.
Maar er zijn ook valkuilen. Bij DNB heb ik een aantal kandidaten gezien dat niet in de buurt kwam van de lat. En nu zie ik zulke kandidaten vaker, wat betekent dat de goede voorbereiding op het toetsingsgesprek vruchten afwerpt.

De lat
Wat zou het mooi zijn als ik kon aangeven waar de hoogte van de lat precies ligt. Geschiktheid voor een bestuurslid van een pensioenfonds is echter geen exacte wetenschap. Dat neemt niet weg dat ik in dit artikel graag tips geef om (kandidaat-) pensioenfondsbestuurders een inschatting te geven.

Stel, u bent al 15 jaar deelnemer in uw pensioenfonds en u heeft zoveel gehoord over pensioenvraagstukken dat u belangstelling heeft gekregen voor een bestuursfunctie. U meldt zich bij het bestuur en heeft een kennismakingsgesprek. Hierin heeft de voorzitter u duidelijk gemaakt dat u nog heel veel kennis moet opdoen. Maar ook dat er vertrouwen is dat dit lukt. U gaat meelopen met de komende vergaderingen en er is een bestuurslid als ‘buddy’ beschikbaar.

U start met het lezen van de documenten die u heeft gekregen:
- De statuten van het fonds.
- Het jaarverslag van het fonds en de verslagen van het intern toezicht en het verantwoordingsorgaan.
- De actuariële en bedrijfstechnische nota (ABTN).
- De Handreiking Geschiktheid pensioenfondsbestuur en de Code Pensioenfondsen van de Pensioenfederatie.

Ondertussen heeft u zich opgegeven voor een opleiding tot pensioenfondsbestuurder niveau A en u gaat naar een informatiebijeenkomst van DNB over toetsingen. Zo komt u heel wat relevante zaken te weten. En via de opleiding krijgt u het volgende inzicht in wat DNB verwacht van een kandidaat:

Deskundigheidseisen
Een kandidaat is in staat:
- Inhoudelijk het jaarverslag, de ABTN en informatie op de website van het eigen fonds uit te leggen.
- Voldoende basiskennis, inzicht en oordeelsvorming op de zeven deskundigheidsgebieden (eindtermen) te laten zien.
- Diepgaander op de vereiste deskundigheidsgebieden in te gaan voor de eigen portefeuille of commissie.
- Een eigen mening te formuleren en te onderbouwen over actuele dossiers van het fonds.

Competenties
Een kandidaat is in staat:
- Toe te lichten over welke competenties zij/hij beschikt (in aansluiting bij het functieprofiel en de voordrachtbrief van het bestuur) en hier concrete voorbeelden van te geven.
- Aan te geven welke competenties minder goed ontwikkeld zijn en hoe zij/hij daarmee omgaat.
- Aan te geven wat haar/zijn toegevoegde waarde in het bestuur zal zijn.

Professioneel gedrag
Een kandidaat is in staat:
- Aan te tonen dat zij/hij over voldoende tijd kan beschikken, conform de VTE-score behorende bij de functie.
- Concreet te maken hoe de eigen onafhankelijkheid in state, mind & appearance is geborgd.
- Om groepsdynamiek te duiden en zowel over het eigen gedrag in de groep als dat van de groep als geheel concrete voorbeelden te geven.

Nadat u vier vergaderingen heeft bijgewoond en de opleiding heeft afgerond, duizelt het u af en toe nog van alle informatie. De voorzitter heeft aangegeven uw voordracht bij DNB in gang te willen zetten. Dat komt wel echt dichtbij! U vraagt zich af of u al voldoende bent toegerust en overweegt om een DNBtoetsingsgesprek te oefenen. U heeft eens gelezen dat zo’n oefengesprek in korte tijd scherp maakt welke kennis nog ontbreekt en dat het werkt als een generale repetitie.

Vroeg begonnen veel gewonnen
Met bovenstaande denkbeeldige exercitie heb ik geprobeerd u mee te nemen in de voorbereidingen die nodig zijn om een gedegen pensioenfondsbestuurder te worden.

Dan resten mij nog twee dingen die ik u graag meegeef in dit artikel. Om te beginnen diverse wetenswaardigheden over de werkwijze en aanpak van DNB en vervolgens enkele persoonlijke ervaringen uit de afgelopen jaren.

Werkwijze DNB
- DNB ziet kandidaten graag slagen voor het toetsingsgesprek en is er zeker niet op uit om u te zien falen.
- DNB doet oprecht moeite om de vragen die er zijn in de vorm van een gesprek naar voren te krijgen. Liever dan dat er een reeks vragen op u af wordt gevuurd.
- De eisen in het functieprofiel zijn het uitgangspunt voor DNB.
- DNB verwacht niet dat een kandidaat alles weet, wel kan DNB doorvragen om de grens van de kennis te bepalen. Dat kan het gevoel geven dat u niet genoeg weet.
- Als een kandidaat een black-out krijgt of om een andere reden niet tot haar/zijn recht komt in het gesprek, is een herkansing mogelijk.
- Gesprekken duren gemiddeld anderhalf à twee uur, met twee of drie gesprekspartners van DNB tegenover u. Vanwege de pilot die DNB net is gestart, kan een van de DNB-gesprekspartners een externe deskundige zijn. Hierover is recent in de pers een bericht verschenen.

Persoonlijke ervaringen
Tot slot zou ik u graag nog mijn volgende ervaringen meegeven die ik in de afgelopen jaren heb verzameld.
- Geschiktheid: Het doel is dat u geschikt bent als pensioenfondsbestuurder, voor de deelnemer. Een DNB-toetsing is slechts een (beperkt) middel om dat te toetsen.
- Toegevoegde waarde: Het bestuur bepaalt het toekomstig inkomen van heel veel mensen. Om uw deelname in het bestuur te kunnen verantwoorden is het essentieel dat u toegevoegde waarde heeft ten opzichte van de andere bestuurders. U wilt vast geen bestuurder worden ‘bij gebrek aan beter’. Hierin heeft u als kandidaat-bestuurder een eigen verantwoordelijkheid. Overigens zie ik hier ook een zware verantwoordelijkheid voor het bestuur én de voordragende partijen.
- Diversiteit: Een goed bestuur vraagt meer diversiteit dan één vrouw of één jongere of één allochtoon. Mocht u als enige de minderheid vormen in het bestuur, dan hoop ik dat u zich hard kunt maken voor uitbreiding. Want een minderheid van één kan in een groep niet overleven zonder zich behoorlijk aan te passen, en dat is een gemiste kans voor de kwaliteit van het bestuur.

Mocht u het artikel hier en daar moralistisch vinden, dan troost ik mij met de gedachte dat twaalf jaar in dienst bij DNB niet zomaar weg zijn.