Wel of geen bestuursbureau?

Uitgave: Pensioen Bestuur & Management (PBM) nummer 2 2019

LEONNE JANSEN, PENSIOENBESTUURDER FNV Rubriek: PFG (Pension Fund Governance)
Geplaatst op 02-05-2019
Wel of geen bestuursbureau? Een pensioenfondsbestuur moet bij een keuze voor wel of geen eigen bestuursbureau van tevoren goed vastleggen wat het wil bereiken en hoe de belangen van de deelnemers het beste kunnen worden geborgd. De governance van het pensioenfonds moet zich daarop aanpassen. En wellicht nog belangrijker dan de keuze voor wel of geen eigen bestuursbureau: wie gaat de functie vervullen? Want uiteindelijk maken personen (en dus persoonlijkheden) het verschil.

Er zijn meerdere redenen om een bestuursbureau in te richten. Een bestuursbureau kan het bestuur ontlasten door bijvoorbeeld het aansturen van de dienstverleners op zich te nemen. Ook kan het bestuursbureau de uitvoerder van de pensioenadministratie en fiduciair manager onafhankelijk aansturen. Het is immers maar de vraag hoe onafhankelijk de accountmanager van de dienstverlener is. Risicomanagement (zowel financieel als niet-financieel) is ook geschikt om in een bestuursbureau op te nemen. Dit is bij uitstek een onderwerp dat enkel in het belang van het pensioenfonds en de deelnemers uitgevoerd kan worden. Daarnaast kan het goedkoper zijn om bepaalde dienstverlening zelf te hebben dan in te kopen bij een externe dienstverlener. Het besturen zonder bestuursbureau kost meer tijd, omdat er meer uitvoerende werkzaamheden moeten worden gedaan. Het vraagt ook om andere vaardigheden. Met een bestuursbureau stel je als bestuur kaders vast en hou je in de gaten wanneer er wordt afgeweken van die kaders. Dus meer op afstand, minder in de details.

Elk voordeel heeft z’n nadeel
Het is niet simpel aan te geven wat beter werkt. Bij een groot pensioenfonds is een bestuursbureau noodzakelijk. Een middelgroot pensioenfonds kan kiezen tussen geen of wel een eigen bestuursbureau. Als het bestuursbureau eigendom is van pensioenfonds of sociale partners heb je meer grip op budget, taakstelling en bemensing van het bestuursbureau. Het vraagt namelijk wel om mensen die volledig zijn toegewijd aan de belangen van het fonds of van de sociale partners. Een bestuursbureau moet je hierop blijven toetsen. Dit geldt voor zowel een eigen bestuursbureau als wanneer de taken zijn ondergebracht bij een commerciële partij of bij een pensioenuitvoeringsorganisatie. Een bestuursbureau neemt veel werk uit handen, maar een extra schakel tussen het bestuur en de dienstverleners kan ook werk toevoegen. Dit kan prima functioneren, maar het bestuur moet wel goed op de hoogte zijn van hoe de dienstverlener zijn werk zou moeten uitvoeren. Als je geen goed overzicht hebt van wat de resultaten moeten zijn, kan een bestuursbureau te veel macht krijgen. Een bestuursbureau kan ook een snelgroeiend organisme worden. Sommige bestuursbureaus hebben nogal de neiging steeds meer taken naar zich toe te trekken. Voor een bestuur is het dan lastig te blijven onderscheiden of er geen dubbel werk wordt gedaan of dat er toch nog taken tussen wal en schip vallen. Andere bestuursbureaus blijven zo klein dat ze niet meer kunnen doen dan notuleren en actielijsten bijhouden.