Papieren risicomanagement en coronacrisis

Uitgave: Pensioen Bestuur & Management (PBM) nummer 4 2020

INTERVIEW: DRS. ANTON DEN HARTOGH AAG, PRINCIPAL CONSULTANT RETIREMENT & INVESTMENT AON Rubriek: Risicomanagement
Geplaatst op 12-11-2020
Papieren risicomanagement en coronacrisis “Een pensioenfonds dat zijn risicomanagement nog niet voldoende geregeld heeft, wordt nu dubbel zo hard geraakt.” Mark Braam, risicomanagementconsultant bij Aon, draait er niet omheen. “Vanuit IORP II zijn fondsen nu bijna twee jaar aan de slag, maar ze gaan er verschillend mee om. Het ene pensioenfonds heeft zaken puur op papier ingeregeld om daarmee te voldoen aan de richtlijn, terwijl andere fondsen daadwerkelijk met hun risicomanagement aan de slag gaan.”

Mark Braam is Senior Consultant bij Aon. Hij begeleidt verschillende pensioenfondsen op het gebied van risicomanagement. Hij ziet bij steeds meer fondsen het besef doordringen dat volwassen risicomanagement een integrale aanpak vergt en veel meer is dan een paar afspraken op papier.

Papieren aanpak de prullenbak in
“De pandemie heeft zowel financiële als operationele effecten waardoor risicomanagement bij pensioenfondsen hoog op de agenda staat. Helaas zagen, en soms zien, veel pensioenfondsen het risicomanagementproces nog steeds als een check-the-box-proces. Fondsbestuurders, sleutelfunctiehouders en -vervullers hielden compliance-gedreven de IORP II-richtlijn in de gaten en daar bleef het bij. Zij komen er nu achter dat het inregelen op papier niet voldoende is om je als pensioenfonds te wapenen tegen risico’s van buitenaf.”

Volwassen risicomanagement
De coronacrisis heeft ervoor gezorgd dat de meeste pensioenfondsen nu ook kijken naar hoe het risicomanagementproces vanuit bestuurlijk niveau ingericht en benut kan worden. “Pensioenfondsen maken naar mijn mening nog te weinig gebruik van de kracht van risicomanagement. Volwassen risicomanagement brengt het fonds veel toegevoegde waarde bij het bestuurlijk proces én geeft veerkracht ten tijde van uitdagende perioden. Het helpt het bestuur de risico’s bewust te nemen en adequaat te reageren op onverwachte gebeurtenissen. Tegelijkertijd laat het bestuur met volwassen integraal risicomanagement aan zichzelf én de toezichthouders zien dat het doet wat het beweert.”

Volwassen risicomanagement begint volgens Mark bij het duidelijk formuleren en periodiek herijken van de fondsdoelstellingen.
“Wanneer de fondsdoelstellingen niet voor alle bestuurders helder zijn is het erg moeilijk om toekomstige risico’s of incidenten in te schatten. Daarnaast bestaat er de kans dat het risicoprofiel een grote opsomming wordt van allemaal mogelijke ellende, zonder de focus te kunnen leggen op wat er voor het fonds nu echt toe doet.”

Uitbestedingspartners
Daarnaast moeten bestuurders, die de eerstelijns verantwoordelijkheid hebben voor risicobeheer, inzichtelijk maken hoe de processen van hun fonds lopen én hoe en door wie deze processen worden uitgevoerd. “In de beginperiode van de coronacrisis werden bestuurders verrast door de financiële impact van de crisis. Vlot daarna beseften zij dat ze weinig inzicht hadden in de continuïteit van de activiteiten van de uitbestedingspartners. Hoe zorgen deze partijen er bijvoorbeeld voor dat de processen voor het fonds doorgang vinden? Dat brengt mij bij de volgende stap: de risicoanalyse.”

Het fonds moet periodiek inzichtelijk maken wat binnen de processen eventuele risico’s zijn die de doelstellingen van het pensioenfonds negatief kunnen beïnvloeden. “Vaak hebben fondsen dit, mede door intensief toezicht, aan de financiële kant meer volwassen ingericht dan aan de operationele kant. Fondsen hebben over het algemeen voldoende financiële kennis in huis. Daarnaast wenst het bestuur veelal een bepaald financieel risico te lopen, omdat dit grote voordelen met zich meebrengt. Overigens zijn financiële risico’s door individuele besturen moeilijk te beïnvloeden en sterk afhankelijk van de ontwikkeling in de markt.”

Verrassingen voorkomen
Dit laatste geldt niet voor de operationele risico’s. Toch hebben deze risico’s voor veel bestuurders vaak minder prioriteit. “Dat is jammer en ook vaak de uitdaging van de fondsen. Juist de operationele, niet-financiële risico’s laten zich bestuurlijk goed beheersen. Het bestuur heeft bij deze risico’s een sterker sturend en bepalend vermogen. Veel besturen kwamen door de coronacrisis vaker voor operationele verassingen te staan en moesten bestuurders vaak ad-hoc schakelen. Een onwenselijk situatie die met volwassen risicomanagement was voorkomen.”

Beheersmaatregelen vastleggen
Wanneer de risico’s inzichtelijk zijn, is het zaak te bepalen welke beheersmaatregelen het fonds zelf treft en welke beheersmaatregelen het fonds verwacht vanuit de uitvoerders. “Borg de beheersmaatregelen die de uitbestedingspartner uitvoert in het contract en bijhorende SLA. Zorg dat je niet alleen ingaat op de processen, maar laat ook vermelden welke maatregelen er genomen zijn en waarom. Zo waarborg je tevens de kwaliteit, continuïteit en vertrouwelijkheid van de data en processen bij je uitbestedingspartner. Met dit inzicht kan bestuurlijk de laatste belangrijke stap richting volwassen risicomanagement worden gezet.”

Doelstellingen fonds versus uitvoerder
Bij het inschatten van risico’s of incidenten die onlangs hebben plaatsgevonden, is het voor het bestuur belangrijk te beseffen dat de doelstellingen van het fonds niet altijd aansluiten op de doelstellingen van uitvoerders. “Vanuit het perspectief van de doelstelling van de uitvoerder, is bijvoorbeeld kostenefficiënte uitvoering een belangrijke doelstelling. Deze doelstellingen kunnen elkaar negatief beïnvloeden en daarmee een bron van risico’s en/of incidenten zijn. Ook daarom is een SLA zo belangrijk.”

Bestuur verantwoordelijk, niet de risicomanager
Risicomanagement is dus pas écht volwassen wanneer het pensioenfonds frequent actief toetst en vaststelt dat het, en zijn uitbestedingspartners, de beheersmaatregelen uitvoert én daarmee het betreffende fondsrisico afdekt. “Het verkrijgen van de juiste inzichten is een bestuursverantwoordelijkheid, niet de verantwoordelijkheid van de risicomanager. Die is ervoor om het proces te begeleiden, waarbij de sleutelfunctiehouder op bestuurlijk niveau de kwaliteit en de volledigheid van het proces borgt.”