Pensioenadministratie: lastige uitdaging of unieke kans?

Uitgave: Pensioen Bestuur & Management (PBM) nummer 4 2020

ARNO IJMKER, MANAGING PARTNER BIJ ORGANISATIEADVIESBUREAU QUINT Rubriek: Risicomanagement
Geplaatst op 13-10-2020
Pensioenadministratie: lastige uitdaging of unieke kans? De meerderheid van FNV-ledenraad ging op 4 juli jl. akkoord met een nieuw pensioenstelsel. De vlag kon uit bij het ministerie van Sociale Zaken en bij de sociale partners. Het eerste artikel in het FD over de uitvoering ging direct in op forse uitvoeringsproblemen over de afspraken bij het onderdeel ‘verplichte AOV voor zzp’ers' (1). En over de (on)mogelijkheden van de nieuwe uitvoering van het ouderdoms- en nabestaandenpensioen doen inmiddels diverse verhalen de ronde.

Pensioenuitvoering is voor veel pensioenfondsbestuurders een lastig onderwerp. DNB houdt bestuurders verantwoordelijk voor een robuuste pensioenadministratie inclusief de beslissing om deze uit te besteden aan gespecialiseerde partijen. Bestuurders hebben veelal weinig ervaring met moderne informatietechnologie (IT) om een effectieve pensioenadministratie te voeren. En juist die uitvoering geldt als een van de grootste uitdagingen in een consoliderend pensioenlandschap. Immers, bestuurders die het beste voor hun deelnemers willen maar ook tegen hoge uitvoeringskosten of functionele beperkingen aanlopen (bij hun uitvoerder of met hun eigen IT-systeem), hebben weinig andere keus dan zichzelf op te heffen, aan te sluiten bij een APF of aan te sluiten bij een bedrijfstakpensioenfonds. Dat gaat dan vaak ten koste van de specifieke regeling die is afgesproken met de werkgever of door de sociale partners. Alternatief is een goedkopere of betere uitvoerder te vinden die toch bereid is een specifieke regeling te ondersteunen. Maar dat blijkt in de praktijk lastig want winstgevendheid is voor de commerciële uitvoerders belangrijk richting hun aandeelhouders. Sommige uitvoerders nemen zelfs bewust afscheid van hun klanten en van nieuwe klanten wordt de nodige regeling-rationalisatie vereist. Dan rest er weinig anders dan te gaan ZAF’en of te blijven ZAF’en met nieuwe software. Het aanbod van alternatieven is echter beperkt.

[kader]
Vijf hoofdgroepen van bestaande uitvoerders en nieuwe toetreders2:
- De grote drie (APG, PGGM, MN).
- De commerciële uitvoerders van verzekeringsconcerns (Achmea Pensioen Services, TKP, AZL).
- De medium size fonds-gerelateerde uitvoerders (Blue Sky Group, MPD, PGB Pensioendiensten, SPF Beheer).
- De kleine commerciële uitvoerders (Appel, AGH, Dion, InadminRiskco, IG&H).
- De IT-afkomstige uitvoerders (Centric, Capgemini, IBM/ MSG Life, DXC, Infosys, TCS).

[einde kader]

Beperkte keuze
Hoe komt dit? In Nederland is een beperkt aantal uitvoerders actief (zie kader), die op hun beurt met een nog beperkter aantal IT-systemen pensioenadministraties voeren. In de afgelopen paar jaar is de keuze van een fonds voor een ander systeem of uitvoerder niet eenvoudiger geworden. De drie grote uitvoerders hanteren hun eigen IT-systemen en soms die van derden (toegevoegd voor specifieke functionaliteit of fondsen), maar staan selectief of zelfs niet open voor het voeren van administratie van nieuwe klanten. De uitvoerders die gelieerd zijn aan grote verzekeraars zitten momenteel zelf midden in een IT-vernieuwingsprogramma. Kleinere uitvoerders zijn afhankelijk van een zeer beperkt software-aanbod van derden of ze creëren zelf een IT-landschap, samengesteld uit diverse losse modulen. Een stabiel, ‘bewezen’ totaal platform waar veel bestuurders qua risico het liefst mee in zee gaan, is niet makkelijk te vinden. Niet voor niets dat in november 2019 uit onderzoek bleek dat maar liefst 91% van de uitvoerders bezig was hun IT-platformen aan te passen1.

Wellicht is dit ook de reden dat nieuwe spelers, vooral met een gedegen IT-achtergrond, zich aandienen. Zij denken met hun IT-kennis softwareplatformen te kunnen creëren die niet alleen zeer lage kosten per deelnemer waarmaken, maar daarmee ook de scheiding tussen Business Process Outsourcing (BPO) en Software-as-a-Service doet vervagen. Als moderne technologie de verschillende datafeeds (zoals bijv. UPA, UWV, KvK, BRP) handig combineert met de juiste algoritmes, dan kan een enorme hoge graad van straight-through-processing (STP) bereikt worden en heb je geen back- of mid-office ‘handjes’ meer nodig. De uitvoering is dan (bijna) volledig gedigitaliseerd. Alleen voor zeer beperkte uitval, bijzondere verrichtingen en procesverbetering heb je nog slimme mensen nodig. In deze laatste categorie willen diverse IT-partijen laten zien dat zij het verschil kunnen maken. Ook bestaande leveranciers van corepensioenplatforms zien dit en schuiven daarmee op richting ITO-plus of BPO-min diensten. Ze leveren niet alleen software maar zijn ook bereid meer generieke pensioenuitvoeringsdiensten te leveren.

De meeste van deze partijen hebben nog geen uitgebreid trackrecord in Nederland en daar zit precies het dilemma van menig bestuurder. Vanuit risicooogpunt zoekt een fonds een uitvoerder die ruime ervaring heeft in de pensioensector en met een bewezen IT-platform werkt. Of in geval van een zelf administrerend fonds (ZAF), zoekt zo’n fonds een softwarepakket dat zich elders al bewezen heeft. Maar die betreffende uitvoerder of dat platform moet niet alleen bewezen zijn, misschien is nog wel belangrijker dat het ook klaar is voor de toekomst.

Toekomstvast
Het woord toekomstvast heeft er met de komst van het pensioenakkoord een extra dimensie bijgekregen. Waar toekomstvast eerst vooral werd bepaald door systemen, de gebruikte programmeertaal, de architectuur, de manier van data-ontsluiting en het kunnen koppelen aan externe systemen d.m.v. API’s (Application Program Interfaces), is daar nu opeens de geschiktheid van de uitvoerder of van het systeem bijgekomen, om tijdig te voldoen aan de functionele eisen van het nieuwe pensioenakkoord. DC-dienstverlening vraagt andere kennis en ervaring dan DB en deze kennis is in relatie tot DB-pensioen bovendien schaars. De DC-variant krijgt wel opeens alle aandacht. Investeringen in DB-systemen worden heroverwogen ondanks de ingangsdatum die nog meer dan vijf jaar voor ons ligt. Fondsbesturen zullen opgebouwde rechten moeten gaan invaren of ervoor moeten kiezen hier onderbouwd van af te wijken door hun DB-portefeuille te willen voortzetten. Maar welke uitvoerder of softwareleverancier wil deze dienst op lange termijn blijven leveren?

Overwegingen van bestuurders m.b.t. risico’s van toekomstvastheid gaan gepaard met de volgende vragen:
1. Heeft het pensioenakkoord invloed op mijn bestaansrecht?
- Zo ja, welke alternatieve opties heb ik om de belangen van mijn deelnemers zo goed mogelijk te behartigen?
- Zo nee, in welk tempo wil ik zelf klaar zijn of moet mijn uitvoerder klaar zijn voor het nieuwe pensioenakkoord?
2. Lukt het om mijn pensioenregeling(en) tijdig aan te passen?
3. Is mijn uitvoeringsorganisatie in staat mijn tijdlijn te volgen en hoe belangrijk ben ik voor hem?
4. Hebben wij (de uitvoerder en ik) een duidelijke IT- en pensioenuitvoeringsstrategie?
5. Is mijn uitvoeringsorganisatie afhankelijk van software van derden?
- Zo ja, wat is de toekomstvastheid van die softwareleverancier?
6. Als ik wil wisselen van uitvoerder of softwareplatform, wat is dan mijn transitiestrategie?

Er zijn geen gemakkelijke of eenduidige antwoorden op bovenstaande vragen. Veel heeft te maken met de risicohouding, de ervaringen met leveranciers en kennis van de markt.

[kader]
Leveranciers die zich op core pensioen platformen richten:
- AxyWare.
- CGI.
- IG&H (ook in combi met BPO-diensten).
- InadminRiskco (ook in combi met BPO-diensten).
- Keylane.
- PenCue.
- TCS (ook in combi met BPO-diensten).
- Visma Idella (ook in combi met BPO-diensten).

[einde kader]

Bedreiging of kans?
Bovenstaande kan een lastig dossier worden met diverse keuzes met een ongewisse uitkomst. Tegelijkertijd is het een enorme kans voor elk fonds om schoon schip te maken in de complexiteit van de uitvoering(systemen). Vanuit IT-perspectief zou je het invaren kunnen zien als niets meer dan een waardeoverdracht waar actuarissen zorgen dat een zo eerlijk mogelijk bedrag per deelnemer wordt ingebracht in het nieuwe systeem. Uitvoerders en softwarebouwers die dat goed kunnen faciliteren, bieden hun fondsen een heel nieuw perspectief. In plaats van het alsmaar opnieuw aanroepen van historische gegevens ten behoeve van de berekening van opgebouwde rechten, ontstaat er een schone lei zonder historische ballast waar alle aandacht kan uitgaan naar de deelnemer en de deelnemerscommunicatie.

De overgang van ‘pensioen-bewusteloosheid’ naar ‘pensioen-bewustzijn’ gaat zo hand in hand met het verschuiven van risico’s van het fonds naar de deelnemers zelf. Dit vraagt om adequate en relevante communicatie en handelingsperspectief. Fondsen die hier slim op inspelen kunnen daarmee ook direct een stap verder gaan. Het combineren van data kan (met toestemming van de deelnemer) een vergezicht geven op een pensioen dat bijdraagt aan het grotere financiële plaatje van de deelnemer. Diverse software gespecialiseerde leveranciers spelen daarop in met geavanceerde financial- of lifeplanningfunctionaliteit.

Voor bedrijfstakpensioenfondsen lonkt daarnaast nóg een perspectief. Als de verplichtstelling ooit wordt afgeschaft, zal hun bestaansrecht wellicht in hoge mate afhankelijk zijn van de service die zij hun werkgevers en hun deelnemers kunnen bieden met behulp van die gespecialiseerde software. Zo ver is het echter nog lang niet. Een bestuur dat vooruitkijkt, begint eerst met een grondig zelfonderzoek op de huidige uitvoering en alle partijen die daarbij betrokken zijn. Het nieuwe pensioenakkoord geeft hierbij nu al voldoende handvatten.

1 Zie Quint onderzoek onder uitvoerders november 2019.
2 Zie voor een volledig overzicht van uitvoerders en softwareleveranciers: Quint Onderzoek Pensioenuitvoering en Software 2020-2021.