Zo besteedt pensioenfonds TNO verantwoord uit

Uitgave: Pensioen Bestuur & Management (PBM) nummer 2 2018

INTERVIEW HENNIE ZOONTJES Rubriek: Stelsel
Geplaatst op 12-09-2018
Zo besteedt pensioenfonds TNO verantwoord uit Stichting Pensioenfonds TNO is een middelgroot ondernemingspensioenfonds met een bekende naam. Het totale belegd pensioenvermogen is circa € 3,3 miljard en het fonds heeft o.a. zo’n 4200 actieve deelnemers. Hoe heeft het fonds geregeld dat de beleggingen en de pensioenadministratie op een verantwoorde wijze worden uitbesteed en dat het bestuur in control is? Aan het woord is Kostijn van Gerven, directeur van het bestuursbureau van het pensioenfonds TNO.

Kostijn van Gerven: “Rond 2010 hebben we intensief nagedacht over onze pensioenadministratie. Tot dan deden we dat in huis maar we hebben toen nagedacht over twee scenario’s: zelf blijven doen en dan de organisatie versterken of uitbesteden. Uiteindelijk kwamen we tot de conclusie dat als we een stevige kwaliteitsimpuls in onze administratie wilden, uitbesteding bij een grote partij de beste optie was. Vervolgens zijn we het hele traject ingegaan van stakeholderanalyse en marktverkenning naar longlist en shortlist om uiteindelijk twee marktpartijen te selecteren. Bij een dergelijk traject is het noodzakelijk om zelf goed op een rij te hebben wat de criteria zijn, waar een administratie aan moet voldoen. We hebben tijdens het selectietraject nagedacht op welke wijze we de externe partij aan wie we de administratie zouden uitbesteden wilden aansturen. Dat heeft geleid tot een ‘controleprotocol’ waarin we dat hebben vastgelegd. In het controleprotocol hebben we beschreven welke audits we periodiek vanuit het bestuursbureau willen uitvoeren om de kwaliteit van de dienstverlening te monitoren. Uiteindelijk zijn we in zee gegaan met AZL. De manier waarop deze organisatie de administratie doet, sprak ons het meeste aan. Direct is daar een intensief conversietraject op gevolgd, want zij hadden een ander systeem dan wij.

Vijf jaar later
Het moment van contractverlenging na vijf jaar is weer een moment om intensief te evalueren. De ervaringen die we vanuit de dagelijkse praktijk en vanuit de uitgevoerde audits met elkaar hebben opgedaan, waren aanleiding tot diverse verbeteracties. Dat is wat wij belangrijk vinden bij uitbesteding: de wil om te leren van fouten en constant de dienstverlening te verbeteren. Om dit te bereiken hebben we naast diverse overleggen op werkniveau ook periodiek overleg met de directie van AZL. Het is belangrijk om commitment te verkrijgen en ervoor te zorgen dat beide partijen het eens zijn over de prioriteiten.

Kosten belangrijk
AZL is dus ook de preferred supplier geworden voor de komende jaren. In het nieuwe contract hebben we ingebouwd dat de kosten in 2019 naar beneden gaan op grond van diverse gedefinieerde efficiencymaatregelen. Kosten zijn nu eenmaal een belangrijke factor voor het uiteindelijke rendement voor de deelnemers, dus van groot belang. De uitvoering van deze efficiencymaatregelen zullen we met elkaar blijven monitoren. We hebben de scope tot 2019 genomen, omdat we nog niet weten welke veranderingen in het pensioenstelsel zullen plaatsvinden, laat staan wanneer dat gebeurt. Als daar meer duidelijkheid over is kunnen we afspraken maken voor de jaren daarna.

Vermogensbeheer
Verantwoord uitbesteden doen we ook op het vlak van vermogensbeheer. We maken gebruik van de diensten van BlackRock, maar niet als fiduciar manager. BlackRock functioneert als strategisch adviseur en voert als ‘Lead Overlay Manager’ het beleid op het gebied van renteafdekking uit. Vermogensbeheerders worden geselecteerd door het bestuursbureau op basis van een uitgebreide set criteria die door het bestuur vooraf zijn vastgesteld. Aspecten als duurzaamheid en MVO spelen hier uiteraard een grote rol in.

Stevig kader
Verantwoord uitbesteden start met een stevig kader. Het bestuur moet goed vastleggen welk risico men acceptabel vindt en welk beleggingsbeleid daarbij past. De basis is uiteraard de ALM. Jaarlijks stellen we een strategische beleggingsplan vast binnen de grenzen van de ALM. De jaarlijkse cyclus start met een tweedaagse sessie op de hei met het voltallige bestuur en de externe adviseurs. In een workshop gaan de beleggingscommissie, het bestuur en externe deskundigen stevig aan de slag. Uiteindelijk moet deze exercitie leiden tot een normportefeuille wat het kader vormt voor het bestuursbureau. Hierin staat dan beschreven op welke wijze het pensioenfonds in dat jaar zal beleggen inclusief bandbreedtes en benchmarks.

Een ander onderwerp dat volgens mij hoog op de bestuurlijke agenda hoort te staan, wat betreft verantwoord uitbesteden, is de gegevensbescherming en ICT. Niet ten onrechte heeft DNB de laatste jaren hier veel aandacht aan geschonken. En als dat nog niet genoeg was dan hebben recente datalekken bij andere organisaties ons natuurlijk aan het denken gezet. Het bestuur heeft daarom het ICT-beleid van het fonds aangescherpt en vastgelegd wat we op dit gebied van onze uitbestedingspartners verwachten.

Vertrouwelijkheid gegevens
Dit gebied is natuurlijk continu in ontwikkeling, zeker als ik denk aan de recente schandalen rond Facebook. Daarnaast is er ook een andere actieve toezichthouder nadrukkelijker in het vizier gekomen van de pensioenbestuurders: Autoriteit Persoonsgegevens vanwege nieuwe Europese wetgeving. Om persoonsgegevens te mogen gebruiken moet een duidelijke rechtsgrond aanwezig zijn, bijvoorbeeld een wettelijke of contractuele verplichting.

Maar nog belangrijker dan al deze regel- en wetgeving is het vertrouwen van de deelnemers en pensioengerechtigden in ons fonds. Als ondernemingspensioenfonds staan we dicht bij onze deelnemers. We hebben recent een presentatie over het fonds gegeven op de diverse locaties waar TNO gevestigd is. En aparte sessies voor onze pensioengerechtigden. 25 sessies hebben we gehouden. De meeste sessies hadden we tijdens lunchtijd gepland, waarbij we voor een broodje hebben gezorgd. De sessies zijn goed bezocht, ook door jongeren. Het gaat om het geld van de deelnemers en daar kun je niet zorgvuldig genoeg in zijn. En daar zijn we dan ook transparant in, net als bij het uitbesteden.”